PDF-Tipps.dePDF-Probleme einfach lösenBei einer ausländischen PDF-Rechnung hängt die richtige Prüfung zuerst davon ab, ob Waren oder Dienstleistungen abgerechnet werden und ob der Geschäftspartner in der EU oder in einem Drittland sitzt. Für Waren aus einem Drittland werden neben den Steuerangaben regelmäßig auch Daten für die Zollabfertigung benötigt. Bei Dienstleistungen und vielen innergemeinschaftlichen Geschäftsvorgängen steht dagegen die umsatzsteuerliche Behandlung im Vordergrund.
Die PDF-Datei ist nur der Träger der Rechnung. Ob der Inhalt steuerlich und zollrechtlich genügt, entscheidet sich an den enthaltenen Angaben und den Begleitunterlagen. Eine optisch vollständige Rechnung kann sachlich unbrauchbar sein, während eine schlichte PDF alle erforderlichen Informationen enthalten kann.
Passende Anleitung öffnen →Die erste Einordnung: EU, Drittland, Ware oder Dienstleistung
Vier Fälle sollten getrennt betrachtet werden. Erst diese Zuordnung zeigt, welche Angaben fehlen könnten und welche Stelle zuständig ist.
| Geschäftsvorgang | Schwerpunkt der Prüfung | Typische zusätzliche Unterlagen |
|---|---|---|
| Ware aus einem EU-Mitgliedstaat | Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Warenbezeichnung, Lieferdatum und umsatzsteuerliche Einordnung | Bestellung, Lieferschein und gegebenenfalls Gelangens- oder Transportnachweis |
| Dienstleistung aus der EU | Leistungsort, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und mögliche Steuerschuld des Empfängers | Vertrag, Leistungsnachweis und Zahlungsbeleg |
| Ware aus einem Drittland | Handelsrechnung, Zollwert, Warennummer, Ursprung, Einfuhrabgaben und Importeur | Zollanmeldung, Einfuhrabgabenbescheid und Frachtunterlagen |
| Dienstleistung aus einem Drittland | Leistungsart, Leistungsort und mögliche Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens | Vertrag, Leistungszeitraum und Zahlungsbeleg |
Der Sitz des Lieferanten allein reicht nicht aus. Eine Ware kann beispielsweise aus einem Lager innerhalb der EU versendet werden, obwohl der Verkäufer in einem Drittland ansässig ist. Für die Zollfrage sind deshalb auch Warenbewegung, Versandort und Importeur wichtig.
Steuerangaben, die in der PDF nachvollziehbar sein müssen
Für die deutsche Buchhaltung sollte die Rechnung den Aussteller und den Leistungsempfänger eindeutig bezeichnen. Hinzu kommen Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung oder Menge und Bezeichnung der Ware sowie der Leistungs- oder Lieferzeitpunkt. Entgelt, Währung und die umsatzsteuerliche Behandlung müssen ebenfalls erkennbar sein.
Passende Anleitung öffnen →
Passende Anleitung öffnen →- Name und vollständige Anschrift des ausländischen Lieferanten
- Name und Anschrift des deutschen Rechnungsempfängers
- Eindeutige Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum
- Lieferdatum, Leistungsdatum oder verständlicher Leistungszeitraum
- Nachvollziehbare Waren- oder Leistungsbeschreibung
- Nettobetrag, Währung, Steuersatz und Steuerbetrag, sofern Umsatzsteuer ausgewiesen wird
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, wenn sie für den grenzüberschreitenden Vorgang erforderlich sind
- Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers, wenn das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird
Eine ausländische Umsatzsteuer darf nicht automatisch wie deutsche Vorsteuer behandelt werden. Weist ein ausländischer Unternehmer die Steuer seines Landes aus, richtet sich eine mögliche Erstattung nach dem einschlägigen Erstattungsverfahren. Ist die Rechnung umsatzsteuerlich falsch ausgestellt, sollte der Aussteller sie berichtigen; eine nachträgliche Änderung durch den Empfänger ersetzt keine berichtigte Rechnung.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Reverse Charge
Bei grenzüberschreitenden Umsätzen zwischen Unternehmen können die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Beteiligten für die Einordnung wesentlich sein. Eine deutsche USt-IdNr. lässt sich nicht aus einer Steuernummer ableiten. Für die Bestätigung einer ausländischen USt-IdNr. ist in Deutschland das Bundeszentralamt für Steuern der maßgebliche Prüfpunkt.
Beim Reverse-Charge-Verfahren weist der ausländische Anbieter häufig keine Umsatzsteuer aus; stattdessen schuldet der Leistungsempfänger die Steuer nach den anwendbaren Regeln. Der Hinweis auf die Steuerschuld des Empfängers unterstützt die Zuordnung, entscheidet aber nicht allein darüber. Maßgeblich sind unter anderem Leistungsart, Leistungsort, Unternehmereigenschaft und die beteiligten Staaten. In Deutschland sind insbesondere die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes zu Rechnungen und zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers zu prüfen.
Bei Drittlandswaren reichen Steuerdaten allein nicht
Für eine Wareneinfuhr aus einem Staat außerhalb des EU-Zollgebiets muss die Handelsrechnung die Ware so beschreiben, dass sie zollrechtlich zugeordnet und bewertet werden kann. Sammelbegriffe wie Zubehör, Teile oder Muster sind dafür oft zu ungenau.
- Genaue Warenbezeichnung sowie Stückzahl, Gewicht oder andere passende Mengeneinheit
- Einzelpreise und Gesamtpreis in der vereinbarten Währung
- Versand-, Versicherungs- und weitere Kosten, soweit sie nicht bereits im Warenpreis enthalten sind
- Lieferbedingung, etwa ein vereinbarter Incoterm, sofern verwendet
- Ursprungsland und Versandland, wenn beide voneinander abweichen
- Warennummer oder Zolltarifnummer, soweit sie feststeht und für die Abfertigung benötigt wird
- Name des Käufers, Verkäufers und gegebenenfalls des Importeurs
- EORI-Nummer des beteiligten Wirtschaftsbeteiligten, soweit für das Zollverfahren erforderlich
Die EORI-Nummer identifiziert Wirtschaftsbeteiligte gegenüber den Zollbehörden. Sie ist nicht mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gleichzusetzen. Auch Ursprungsland und Versandland bedeuten nicht dasselbe: Der Ursprung bezieht sich auf die zollrechtliche Herkunft der Ware, der Versand auf den tatsächlichen Ausgangsort der Lieferung.
Eine Zolltarifnummer sollte nicht allein anhand einer knappen Rechnungszeile geraten werden. Material, Funktion, Bearbeitungszustand und Verwendungszweck können die Einreihung verändern. Die deutsche Zollverwaltung stellt dafür den Elektronischen Zolltarif und Informationen zu EORI, Zollwert und Einfuhrverfahren bereit. Bei Zweifeln ist die Einreihung vor der Anmeldung mit der zuständigen Zollstelle oder einem beauftragten Zolldienstleister zu klären.
Handelsrechnung, Pro-forma-Rechnung und Einfuhrabgabenbescheid
Eine Handelsrechnung dokumentiert ein entgeltliches Geschäft. Eine Pro-forma-Rechnung kann bei unentgeltlichen Sendungen, Ersatzlieferungen oder Warenmustern für Zollzwecke eingesetzt werden, ersetzt aber keinen tatsächlichen Kaufbeleg. Auch bei einer unentgeltlichen Sendung benötigt der Zoll einen plausiblen Wert.
Die PDF-Rechnung belegt zudem nicht automatisch die gezahlte Einfuhrumsatzsteuer. Dafür ist regelmäßig der Einfuhrabgabenbescheid beziehungsweise der entsprechende zollrechtliche Nachweis maßgeblich. Rechnungsbetrag, angemeldeter Zollwert und Bemessungsgrundlage der Einfuhrumsatzsteuer können voneinander abweichen, weil etwa Fracht-, Versicherungs- oder weitere einzubeziehende Kosten berücksichtigt werden.
Fremdwährung und Lieferbedingungen richtig lesen
Eine Rechnung darf in einer Fremdwährung ausgestellt sein. Für Buchführung und Umsatzsteuer muss die Umrechnung jedoch nach der im jeweiligen Fall zulässigen Methode und zum passenden Zeitpunkt erfolgen. Der auf einer Kreditkartenabrechnung sichtbare Zahlbetrag ist nicht zwangsläufig der steuerlich anzusetzende Umrechnungswert, weil Kartenentgelte und ein anderer Abrechnungstag einfließen können.
Lieferbedingungen helfen dabei, Kosten und Verantwortlichkeiten zuzuordnen. Sie beantworten aber nicht automatisch, wer zollrechtlich als Importeur auftritt oder wer die Einfuhrumsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen darf. Stimmen Rechnung, Frachtpapier und Zollbescheid bei Importeur, Warenwert oder Lieferbedingung nicht überein, sollte die Abweichung vor der Verbuchung geklärt werden.
Die PDF prüfen, ohne den Rechnungsnachweis zu verfälschen
Eine empfangene Rechnungs-PDF sollte im Originalzustand erhalten bleiben. Eigene Übersetzungen, Kontierungsvermerke oder Erläuterungen gehören besser in eine separate Datei oder in das Buchhaltungssystem. Wird der Rechnungsinhalt direkt im PDF-Editor überschrieben, lässt sich später möglicherweise nicht mehr eindeutig feststellen, welche Angaben vom Aussteller stammten.
- Speichere die ursprüngliche PDF unverändert und dokumentiere den Eingang.
- Prüfe, ob der Text durchsuchbar ist. Bei einem Scan kann eine OCR-Arbeitskopie helfen, sie ersetzt aber nicht das Original.
- Vergleiche Namen, Rechnungsnummer, Währung, Beträge und Leistungsdaten mit Bestellung, Vertrag und Zahlung.
- Ordne den Vorgang als Ware oder Dienstleistung sowie als EU- oder Drittlandsfall ein.
- Gleiche bei einer Einfuhr Warenwert, Versandkosten, Importeur und Warenbeschreibung mit den Zolldokumenten ab.
- Lasse fehlende oder falsche Rechnungsangaben vom Aussteller berichtigen und archiviere Rechnung und Korrektur gemeinsam.
Enthält das Dokument vertrauliche Geschäfts-, Personen- oder Zahlungsdaten, ist eine lokale Prüfung einem beliebigen Online-PDF-Dienst vorzuziehen. Muss eine Datei für die interne Bearbeitung konvertiert werden, bleibt die empfangene Originaldatei zusätzlich aufzubewahren.
Entscheidung bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben
Fehlt nur eine interne Information wie die Kostenstelle, kann sie außerhalb der Originalrechnung ergänzt werden. Fehlen dagegen Aussteller, Leistung, Rechnungsnummer, Lieferzeitpunkt oder eine erforderliche steuerliche Kennzeichnung, sollte eine berichtigte Rechnung angefordert werden.
Bei Drittlandswaren gilt eine weitere Trennung: Fehler auf der Lieferantenrechnung klärt der Aussteller, Fehler in der Zollanmeldung der Anmelder oder sein Vertreter. Für Fragen zur Einfuhr, EORI und Wareneinreihung ist die Zollverwaltung zuständig; die umsatzsteuerliche Verbuchung und der Vorsteuerabzug sind mit dem Finanzamt beziehungsweise der steuerlichen Beratung zu klären. Auf diese Weise bleibt nachvollziehbar, welches Dokument berichtigt werden muss, statt die ausländische PDF eigenmächtig anzupassen.