Excel ersetzt Sonderzeichen beim PDF-Export: Wo liegt der Fehler?

Werden Zeichen aus Excel-Zellen in der PDF durch andere Symbole, Kästchen oder Fragezeichen ersetzt, liegt die Ursache meist bei der verwendeten Schrift oder beim gewählten Exportweg. Der erste sinnvolle Test ist eine Kopie des betroffenen Zellinhalts in einer Standardschrift wie Arial oder Calibri und ein erneuter Export über die PDF-Funktion von Excel. Ist das Zeichen danach richtig, sind Tabelleninhalt und Formel in der Regel intakt; problematisch ist dann die ursprüngliche Schrift oder deren Verarbeitung beim Export.

Die Darstellung an drei Stellen getrennt prüfen

Excel, der PDF-Erzeuger und das Anzeigeprogramm übernehmen unterschiedliche Aufgaben. Nur wenn diese Komponenten getrennt getestet werden, lässt sich erkennen, an welcher Stelle das Zeichen verändert wird.

1. Vergrößere die betroffene Zelle in Excel und prüfe die Bearbeitungsleiste. Ist das Sonderzeichen bereits dort falsch, beginnt der Fehler vor dem PDF-Export.
2. Kopiere den Zellinhalt in eine leere Zelle und weise dieser eine verbreitete Standardschrift zu. Exportiere nur dieses kleine Testblatt als PDF.
3. Öffne die neue PDF in zwei verschiedenen Anzeigeprogrammen, beispielsweise in einem Browser und in einem PDF-Reader.
4. Markiere das sichtbare Zeichen in der PDF, kopiere es und füge es in einen einfachen Texteditor ein. So lässt sich ein reiner Darstellungsfehler von einer fehlerhaften Zeichenzuordnung unterscheiden.

Sieht die PDF nur in einem Anzeigeprogramm falsch aus, spricht das eher für dessen Darstellung. Wird beim Kopieren aus der PDF ein anderes Zeichen eingefügt, ist wahrscheinlich die Zeichenzuordnung innerhalb der PDF betroffen. Erscheint das Zeichen schon in Excel falsch, muss dagegen der Zellinhalt, die Formel oder die Quelldatei geprüft werden.

Schriftart und Zeichentyp sind die häufigsten Ansatzpunkte

Ein Sonderzeichen ist nicht allein durch sein Aussehen bestimmt. Die Zelle enthält einen Zeichencode, während die Schrift festlegt, welches sichtbare Symbol dafür verwendet wird. Fehlt die passende Glyphe oder wird beim PDF-Erzeugen eine Ersatzschrift eingesetzt, kann aus dem gewünschten Zeichen ein Kästchen, ein Fragezeichen oder ein scheinbar verwandtes Symbol werden.

Das Zeichen fehlt in der verwendeten Schrift

Nicht jede Schrift deckt denselben Zeichenvorrat ab. Besonders seltene mathematische Zeichen, phonetische Symbole, historische Schriften und Zeichen aus weniger verbreiteten Schriftsystemen können fehlen. Excel zeigt unter Umständen trotzdem ein passendes Bild, weil das Betriebssystem für die Bildschirmansicht eine andere Schrift ergänzt. Der PDF-Export muss diese Ersetzung nicht identisch übernehmen.

Wenn der Test mit Arial, Calibri oder einer anderen verbreiteten Schrift funktioniert, sollte für die betreffende Zelle eine Schrift gewählt werden, die das benötigte Zeichen nachweislich enthält. Bei geschäftlich weitergegebenen Dateien ist eine dauerhaft installierte und lizenzrechtlich einbettbare Schrift sinnvoller als eine nur auf einem einzelnen Rechner vorhandene Spezialschrift.

Symbolschriften bilden einen Sonderfall

Bei Wingdings, Webdings und ähnlichen Symbolschriften kann ein gewöhnlicher Buchstabe lediglich wie ein Piktogramm aussehen. Der zugrunde liegende Zellinhalt bleibt beispielsweise ein Buchstabe, während die Schrift daraus optisch einen Pfeil oder ein anderes Symbol macht. Wird diese Schrift beim Export ersetzt oder nicht richtig zugeordnet, erscheint wieder der Buchstabe oder ein fremdes Zeichen.

Für dauerhaft auswertbare PDFs sind echte Unicode-Zeichen meist robuster als Symbole, deren Bedeutung ausschließlich aus einer Symbolschrift stammt. Ob ein passendes Unicode-Zeichen existiert und von der vorgesehenen Schrift unterstützt wird, muss für das jeweilige Symbol geprüft werden.

Emoji und farbige Zeichen sind nicht zuverlässig austauschbar

Farbige Emoji-Schriften verwenden Darstellungsverfahren, die nicht jeder Excel- und PDF-Exportweg gleich verarbeitet. Ein farbiges Emoji kann in der PDF einfarbig erscheinen, durch eine andere Variante ersetzt werden oder ganz fehlen. Für wichtige Tabelleninformationen sollte deshalb kein Emoji als einziges Merkmal dienen. Eine Textbezeichnung oder ein gewöhnliches, von der Schrift unterstütztes Symbol ist belastbarer.

Exportfunktion und virtuellen PDF-Drucker nicht gleichsetzen

Das Speichern beziehungsweise Exportieren als PDF und das Drucken über einen virtuellen PDF-Drucker sind technisch unterschiedliche Wege. Der integrierte Excel-Export verarbeitet Arbeitsmappe, Seitenlayout und Schriften direkt. Ein PDF-Drucker erhält dagegen eine Druckausgabe und kann Schriften anders ersetzen oder umwandeln.

Auf Windows-Systemen sollte zunächst die Excel-Funktion zum Exportieren beziehungsweise Speichern im PDF-Format getestet werden, nicht der Eintrag eines PDF-Druckers im Druckdialog. Die genaue Bezeichnung hängt von der Office-Version ab; verbreitet sind die Bereiche Datei, Exportieren und Speichern unter. Unter macOS steht ebenfalls das PDF-Format beim Sichern oder über den Druckdialog zur Verfügung. Tritt der Fehler nur bei einem der Wege auf, liegt er wahrscheinlich in dieser Ausgabekette und nicht im Zellwert.

Ein Export auf einem zweiten Rechner ist nur aussagekräftig, wenn dort dieselbe Schrift installiert ist. Fehlt sie, kann gerade dieser Test eine zusätzliche Ersetzung auslösen.

Eine kleine Testmappe grenzt den Fehler schneller ein

Bei umfangreichen Arbeitsmappen sollte nicht jede Formatierung auf Verdacht geändert werden. Eine reduzierte Datei zeigt, ob Zellinhalt, Schrift, Formel oder Exportweg maßgeblich ist.

1. Erstelle eine neue, leere Arbeitsmappe.
2. Füge das betroffene Zeichen einmal als Wert ein und übernimm daneben die ursprüngliche Zelle vollständig.
3. Verwende für eine weitere Kopie eine Standardschrift.
4. Exportiere das Blatt über die integrierte PDF-Ausgabe von Excel.
5. Vergleiche die drei Zellen in der PDF und teste das Kopieren des Zeichens zurück in einen Texteditor.

Ist nur die vollständig übernommene Zelle fehlerhaft, kommen ihre Formatierung, bedingte Formatierung oder eine besondere Schriftzuweisung infrage. Sind Wert und übernommene Zelle betroffen, während die Standardschrift funktioniert, ist die Schrift der stärkste Hinweis. Bleiben alle Varianten falsch, sollte das Zeichen selbst untersucht werden.

Unsichtbare und ähnlich aussehende Zeichen erkennen

Manche Zeichen sehen nahezu identisch aus, besitzen aber unterschiedliche Unicode-Werte. Dazu gehören verschiedene Bindestriche, geschützte Leerzeichen, typografische Anführungszeichen sowie Buchstaben aus unterschiedlichen Schriftsystemen. Solche Abweichungen entstehen häufig beim Einfügen aus Webseiten, Datenbanken oder älteren Fachprogrammen.

Stammt der Inhalt aus einer Formel oder einem Datenimport, sollte ein problematisches Zeichen testweise direkt über die Tastatur oder die Excel-Funktion zum Einfügen von Symbolen neu eingesetzt werden. Verschwindet der Fehler, enthielt die ursprüngliche Quelle wahrscheinlich eine andere Zeichenvariante oder ein unsichtbares Steuerzeichen. Bei importierten Daten darf das Zeichen nicht pauschal durch Suchen und Ersetzen geändert werden, solange seine fachliche Bedeutung ungeklärt ist.

Was die PDF über verwendete Schriften verrät

Ein PDF-Programm mit Dokumenteigenschaften kann anzeigen, welche Schriften in der Datei verwendet und ob sie vollständig oder als Untergruppe eingebettet wurden. Der genaue Dialog unterscheidet sich je nach Programmversion. Fehlt die erwartete Schrift in dieser Aufstellung oder wird eine andere Schrift genannt, bestätigt das eine Ersetzung während der PDF-Erzeugung.

Eine eingebettete Schrift ist allerdings keine Garantie für korrekt kopierbaren Text. Das sichtbare Zeichen kann stimmen, während die interne Zuordnung beim Markieren, Kopieren oder Durchsuchen fehlerhaft ist. Muss die PDF barrierefrei, durchsuchbar oder maschinell auswertbar sein, reicht die Sichtprüfung daher nicht aus. Das Zeichen sollte zusätzlich kopiert und mit der erwarteten Textbedeutung verglichen werden.

Die passende Korrektur aus dem Testergebnis ableiten

• Funktioniert eine Standardschrift, ersetze die problematische Schrift nur in den betroffenen Zellen oder nutze eine geeignete Schrift mit vollständiger Zeichenabdeckung.
• Funktioniert der integrierte Excel-Export, aber der virtuelle PDF-Drucker nicht, verwende für diese Arbeitsmappe den integrierten Export.
• Ist die PDF nur in einem bestimmten Reader falsch, aktualisiere oder wechsle das Anzeigeprogramm und prüfe dieselbe Datei erneut.
• Ist das Zeichen bereits in Excel oder in der Bearbeitungsleiste falsch, korrigiere die Datenquelle, Formel oder Zeichenvariante vor dem Export.
• Stimmt das Aussehen, aber nicht der kopierte Text, ist die PDF für Suche, Barrierefreiheit oder Datenübernahme ungeeignet. Erzeuge sie mit einer anderen Schrift oder einem anderen Exportweg neu.

Die belastbarste Lösung ist erreicht, wenn das Sonderzeichen in Excel, in mindestens zwei PDF-Anzeigen und beim Kopieren aus der PDF dieselbe Bedeutung behält. Damit ist nicht nur das Druckbild geprüft, sondern auch die Textebene der erzeugten PDF.