Vertrag als PDF erhalten: So prüfst du Seiten, Anhänge und Unterschriften

Ein erhaltener Vertrag sollte vor der Bestätigung oder Ablage in drei Ebenen geprüft werden: Ist die PDF-Datei vollständig, sind alle genannten Anlagen vorhanden und lassen sich die Unterschriften sinnvoll zuordnen? Öffne die Datei zuerst in einem PDF-Programm statt nur in der Vorschau des E-Mail-Programms. Vergleiche dann Seitenanzeige, Seitennummerierung und Anlagenverzeichnis, bevor du dich mit der Signatur beschäftigst.

Die Prüfung beginnt außerhalb des Vertragstextes

Speichere die empfangene PDF-Datei zunächst unverändert ab. Das erhält die ursprüngliche Fassung und verhindert, dass versehentlich eine bearbeitete Kopie zur vermeintlichen Ausgangsdatei wird. Notiere bei wichtigen Unterlagen außerdem, aus welcher E-Mail oder welchem Portal die Datei stammt.

Kontrolliere anschließend den Dateinamen und die Zahl der erhaltenen Dateien. Bezeichnungen wie „Teil 1“, „Anlage“, „Leistungsbeschreibung“ oder „Nachtrag“ können darauf hinweisen, dass die Vertragsunterlagen aus mehreren Dokumenten bestehen. Ein einzelnes PDF ist nicht automatisch das vollständige Paket.

Öffnet sich die Datei mit einer Warnung, ist sie beschädigt oder verlangt sie unerwartet ein Kennwort, sollte der Absender eine neue Originaldatei bereitstellen. Vertrauliche Verträge gehören nicht ohne Freigabe in einen beliebigen Online-Dienst. Eine lokale PDF-Anwendung ist für die Eingangskontrolle meist die zurückhaltendere Wahl.

Seitenzahl und Reihenfolge ohne Bearbeitung kontrollieren

Vergleiche zuerst die Seitenzahl des PDF-Programms mit den gedruckten Seitenangaben im Dokument. Zeigt das Programm beispielsweise 14 Seiten an, während im Vertrag „Seite 1 von 16“ bis „Seite 16 von 16“ vorgesehen ist, fehlen wahrscheinlich Seiten. Abweichungen sind aber nicht immer ein Fehler: Deckblätter, unnummerierte Inhaltsseiten oder separat nummerierte Anlagen können die Zählung verändern.

1. Gehe von der ersten bis zur letzten PDF-Seite und achte auf fortlaufende Seitenangaben.
2. Prüfe, ob Überschriften, Absätze oder Sätze an einem Seitenwechsel unvollständig abbrechen.
3. Vergleiche Inhaltsverzeichnis und Abschnittsfolge mit den tatsächlich vorhandenen Seiten.
4. Achte auf doppelte Seiten, unerwartete Leerseiten und sichtbare Sprünge im Layout.
5. Kontrolliere, ob die letzte Vertragsseite sowie gegebenenfalls nachfolgende Unterschrifts- und Anlagenseiten enthalten sind.

Miniaturansichten in der Seitenleiste erleichtern die Sichtprüfung, weil doppelte oder vertauschte Seiten dort häufig schneller auffallen. Lesezeichen können bei langen Dokumenten zusätzlich bei der Navigation helfen, belegen aber keine Vollständigkeit. Sie können fehlen, falsch gesetzt sein oder nur einen Teil der Vertragsstruktur abbilden.

Bei eingescannten Verträgen ist besondere Aufmerksamkeit nötig. Schief eingezogene Seiten, abgeschnittene Ränder oder zwei gemeinsam eingescannte Papierseiten können Inhalte verdecken. Vergrößere deshalb vor allem Fußnoten, Tabellenränder, Seitenzahlen und Unterschriftsbereiche. Die bloße Lesbarkeit auf dem Bildschirm reicht nicht, wenn Text außerhalb des sichtbaren Scanbereichs fehlt.

Anlagen können an drei verschiedenen Stellen liegen

Der Vertragstext entscheidet, welche zusätzlichen Unterlagen dazugehören. Suche nach Begriffen wie „Anlage“, „Anhang“, „Leistungsbeschreibung“, „Preisblatt“, „Allgemeine Bedingungen“ oder „Bestandteil dieses Vertrags“. Erstelle daraus eine gedankliche Soll-Liste und ordne jedem genannten Dokument eine tatsächlich erhaltene Datei oder einen Seitenbereich zu.

Anlagen können direkt hinter dem Vertrag als weitere Seiten stehen. Sie können aber auch als separate Dateien in derselben Nachricht oder im Downloadbereich eines Portals bereitgestellt sein. Manche PDF-Dateien enthalten darüber hinaus eingebettete Dateianhänge. Diese werden je nach Programm in einem Bereich für Anhänge, Anlagen oder eingebettete Dateien angezeigt. Eine einfache Browservorschau macht solche Einbettungen nicht immer deutlich sichtbar.

Wenn der Vertrag auf eine Anlage verweist, die weder als Seitenblock noch als eigene oder eingebettete Datei vorhanden ist, bleibt die Unterlage unvollständig. Das gilt auch, wenn lediglich ein Dateiname genannt wird. Bitte in diesem Fall um das fehlende Dokument und um eine eindeutige Bestätigung, zu welcher Vertragsfassung es gehört.

Prüfe bei jeder Anlage zusätzlich Titel, Versionsstand und Datum. Eine vorhandene Preisliste ist nicht automatisch die gemeinte Preisliste. Stimmen die Bezeichnung im Hauptvertrag und die Überschrift der Anlage nicht überein, sollte die Zuordnung vor einer Zustimmung geklärt werden.

Unterschrift sichtbar, elektronisch signiert oder nur eingefügt?

Eine sichtbare Unterschrift und eine prüfbare digitale Signatur sind technisch nicht dasselbe. Das Bild einer handschriftlichen Unterschrift kann eingescannt oder als Grafik eingesetzt worden sein. Es zeigt eine Unterschrift im Dokument, liefert allein aber keinen technischen Nachweis darüber, wer die Grafik eingefügt hat oder ob die Datei danach verändert wurde.

Bei einer digital signierten PDF-Datei zeigt ein geeignetes PDF-Programm meist einen Signaturbereich oder eine Signaturmeldung an. Prüfe dort nicht nur das Häkchen oder die sichtbare Signaturfläche, sondern folgende Angaben:

• Name der signierenden Person oder Organisation und deren Bezug zur Vertragspartei,
• Status der Signaturprüfung,
• Zeitpunkt der Signatur, soweit er angezeigt und nachvollziehbar ist,
• Hinweis auf Änderungen nach dem Signieren,
• Zertifikatsangaben und gegebenenfalls gemeldete Vertrauensprobleme.

Eine Meldung über eine unbekannte Vertrauensstellung bedeutet nicht automatisch, dass die Unterschrift gefälscht ist. Häufig kann das Programm die Zertifikatskette nicht vollständig als vertrauenswürdig einordnen. Umgekehrt beweist eine optisch unauffällige Signaturgrafik keine kryptografische Prüfung. Bei Zweifeln sollte die Identität über einen bereits bekannten Kontaktweg bestätigt werden, nicht über Kontaktdaten, die ausschließlich in der fraglichen Nachricht stehen.

Kontrolliere außerdem, ob alle vorgesehenen Parteien unterschrieben haben und ob Namen, Funktionen und Vertragsparteien zusammenpassen. Ein leeres Feld kann beabsichtigt sein, wenn deine Unterschrift noch aussteht. Fehlt dagegen die Unterschrift der Gegenseite, obwohl eine beiderseits unterzeichnete Ausfertigung angekündigt wurde, solltest du die vollständig unterzeichnete Fassung anfordern.

Ob eine bestimmte Form der Unterschrift rechtlich genügt, hängt vom Vertrag, dem vereinbarten Verfahren und möglichen gesetzlichen Formanforderungen ab. Eine eingescannte Unterschrift, eine einfache elektronische Signatur und eine qualifizierte elektronische Signatur sind nicht pauschal gleichzusetzen. Die technische Sichtprüfung der PDF-Datei ersetzt daher keine rechtliche Bewertung einer vorgeschriebenen Form.

Versionsmerkmale über das gesamte Paket abgleichen

Viele Unstimmigkeiten werden erst sichtbar, wenn Hauptvertrag und Anlagen gemeinsam betrachtet werden. Vergleiche Vertragsnummer, Namen der Parteien, Datum, Laufzeitangaben und Versionsbezeichnungen über alle Dateien hinweg. Auch Kopf- und Fußzeilen können erkennen lassen, dass eine einzelne Seite oder Anlage aus einer anderen Fassung stammt.

Enthält die PDF-Datei auswählbaren Text, kannst du nach Vertragsnummern, Datumsangaben oder Anlagenbezeichnungen suchen. Bei einem reinen Scan ist dafür eine Texterkennung erforderlich; deren Ergebnis kann Fehler enthalten. Maßgeblich bleibt daher die sichtbare Seite, besonders bei Zahlen, Namen und handschriftlichen Ergänzungen.

Bearbeite eine bereits signierte Datei nicht, um Seiten zu ergänzen oder zu sortieren. Änderungen können eine digitale Signatur ungültig machen oder ihre Aussagekraft einschränken. Fehlt etwas, ist eine neu zusammengestellte und gegebenenfalls neu signierte vollständige Fassung die sauberere Lösung.

Der sichere Abschluss der Eingangskontrolle

Die Prüfung ist abgeschlossen, wenn die Seitenzählung plausibel ist, jeder im Vertrag genannte Anhang eindeutig vorliegt und die Unterschriften zur vorgesehenen Fassung passen. Speichere das vollständige Paket unverändert und mit nachvollziehbaren Dateinamen. Gehören mehrere Dateien zusammen, sollten sie gemeinsam abgelegt werden, damit der Vertragskontext später erhalten bleibt.

Bleibt auch nur eine wesentliche Abweichung offen, bestätige nicht vorschnell die Vollständigkeit. Fordere stattdessen die fehlenden Seiten oder Anlagen beziehungsweise eine eindeutige, vollständig signierte Vertragsfassung an. So wird aus einer rein optischen PDF-Kontrolle eine belastbare Eingangskontrolle der tatsächlich erhaltenen Unterlagen.