PDFs für Bewerbungen, Behörden, Rechnungen, Verträge und Upload-Portale richtig vorbereiten.
Ein erhaltener Vertrag sollte vor der Bestätigung oder Ablage in drei Ebenen geprüft werden: Ist die PDF-Datei vollständig, sind alle genannten Anlagen vorhanden und lassen sich die Unterschriften sinnvoll zuordnen? Öffne die Datei zuerst in einem PDF-Programm statt nur in der Vorschau des E-Mail-Programms. Vergleiche dann Seitenanzeige, Seitennummerierung und Anlagenverzeichnis, bevor du dich mit der … Weiter
Öffne den fertigen Lebenslauf als PDF und prüfe nicht nur die bearbeitbare Ausgangsdatei. Maßgeblich ist die tatsächlich zu versendende PDF, denn erst beim Export können Schriften ersetzt, Zeilen verschoben, Symbole beschädigt oder Seitenumbrüche verändert werden. Der schnellste Test beginnt bei der Seitenzahl und führt danach über Schriftbild, Abstände, Textauswahl und eine zweite Anzeigeumgebung. Zuerst Seitenzahl … Weiter
Eine Bewerbungs-PDF sollte eindeutig benannt, logisch sortiert und auf unterschiedlichen Geräten sauber lesbar sein. Prüfe vor dem Versand zuerst die fertige Datei außerhalb des Schreibprogramms: Öffne sie in einem PDF-Reader oder Browser, kontrolliere jede Seite und vergleiche das Ergebnis mit der ursprünglichen Fassung. So fallen verrutschte Zeilen, fehlende Schriften und eine falsche Seitenfolge rechtzeitig auf. … Weiter
Kläre vorab, welche Signaturart akzeptiert wird. Fülle den Vertrag vollständig aus, signiere erst danach und bewahre die unveränderte Endfassung auf.
Gib nur die benötigten Seiten und Angaben weiter. Entferne nicht erforderliche Kontobewegungen mit einer echten Redaktionsfunktion und kontrolliere die fertige Kopie.
Lade das Formular herunter und öffne es in einem aktuellen PDF-Programm. Speichere frühzeitig eine Testeingabe, bevor Du das gesamte Formular ausfüllst.
Ermittle die erlaubte Dateigröße und reduziere zuerst hochauflösende Scanbilder. Namen, Aktenzeichen, Stempel und Unterschriften müssen lesbar bleiben.
Prüfe sowohl die sichtbare Rechnung als auch die eingebettete XML-Datei mit einem geeigneten Validator. Eine normal lesbare PDF allein bestätigt noch kein gültiges ZUGFeRD-Dokument.
Schwärze nur nicht benötigte Angaben mit einer echten Redaktionsfunktion und prüfe die exportierte Kopie. Ein schwarzes Rechteck über dem Text reicht nicht.
Prüfe Dateigröße, erlaubte Endung, Dateinamen und Passwortschutz. Verwende einen kurzen Dateinamen ohne Sonderzeichen und lade eine ungeschützte Kopie hoch.
Was macht Deine PDF?