PDF-Tipps.dePDF-Probleme einfach lösenDie Warnung in Acrobat Pro bedeutet meist, dass im PDF keine Ausgabebedingung für den vorgesehenen Druckprozess hinterlegt ist. Das betrifft vor allem PDF/X-Dateien und Prüfprofile für die Druckvorstufe. Ermittle zuerst bei der Druckerei oder aus den gelieferten Druckvorgaben, welches ICC-Profil beziehungsweise welche Ausgabebedingung verlangt wird. Erst danach solltest du in Acrobat Pro eine Ausgabeabsicht eintragen.
Was Acrobat mit der Ausgabeabsicht meint
Die Ausgabeabsicht, im PDF-Standard als Output Intent bezeichnet, beschreibt die geplante Farbwiedergabe bei der Ausgabe. Sie kann unter anderem auf ein eingebettetes ICC-Profil verweisen, das den vorgesehenen Druckprozess charakterisiert. Ein Prüfprofil kann deshalb eine Warnung ausgeben, obwohl das Dokument am Bildschirm normal aussieht und sich drucken lässt.
Für eine gewöhnliche Bildschirm-PDF ist eine fehlende Ausgabeabsicht nicht automatisch ein Dateifehler. Bei einer verlangten PDF/X-Ausgabe ist sie dagegen relevant, weil der Empfänger anhand dieser Information erkennen soll, für welche Ausgabebedingung die Druckdaten vorbereitet wurden. Die passende Bedingung hängt unter anderem von Druckverfahren, Papierklasse und den Vorgaben des Druckdienstleisters ab.
Die sichere Prüfreihenfolge in Acrobat Pro
Speichere eine Kopie des ursprünglichen PDFs. Eine Preflight-Korrektur kann Dokumentstrukturen dauerhaft verändern.
Öffne in Acrobat Pro den Bereich für die Druckproduktion und dort Preflight. Je nach Programmoberfläche liegt die Druckproduktion unter den Werkzeugen oder unter Alle Werkzeuge.
Passende Anleitung öffnen →Adobe Acrobat Standard oder Pro: Welche Version braucht man wirklich? 
Passende Anleitung öffnen →Adobe Acrobat Pro oder Alternative: Welche PDF-Software lohnt sich für Unternehmen? Führe zunächst nur eine Prüfung aus. Suche in Preflight nach Begriffen wie Ausgabeabsicht, Output Intent oder nach dem verlangten PDF/X-Standard. Öffne die Ergebnisdetails, damit du zwischen einer vollständig fehlenden Ausgabeabsicht und einem unpassenden Profil unterscheiden kannst.
Vergleiche das Ergebnis mit den Vorgaben der Druckerei. Benötigt werden mindestens der geforderte PDF/X-Standard und die vorgesehene Ausgabebedingung. Wähle ein Profil nicht allein deshalb aus, weil es in Acrobat angeboten wird.
Wechsle in Preflight zu den Korrekturen und suche nach einer Korrektur zum Setzen beziehungsweise Einbetten einer Ausgabeabsicht. Die Bezeichnung kann zwischen Acrobat-Versionen und installierten Preflight-Bibliotheken abweichen. Wähle das bestätigte Zielprofil und wende die Korrektur auf die Arbeitskopie an.
Starte dieselbe PDF/X- oder Druckvorstufenprüfung erneut. Die Meldung darf nicht mehr als Fehler erscheinen; zugleich sollten keine neuen Hinweise zu Farbprofilen, Transparenzen oder dem gewählten PDF/X-Standard entstanden sein.
Eintragen und Konvertieren sind nicht dasselbe
Das Setzen einer Ausgabeabsicht beschreibt den vorgesehenen Ausgabeprozess. Es bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Farben des Dokuments in diesen Farbraum umgerechnet werden. Enthält das PDF beispielsweise RGB-Bilder, Sonderfarben oder CMYK-Objekte für eine andere Druckbedingung, kann eine reine Profilzuordnung die Warnung beseitigen, ohne die Druckdaten farblich passend aufzubereiten.
Zeigt die erneute Prüfung zusätzlich unerlaubte Farbräume oder abweichende Profile, ist eine Farbkonvertierung zu prüfen. Dabei müssen Sonderfarben, Schwarzaufbau und eingebettete Profile berücksichtigt werden. Ohne verbindliche Produktionsvorgaben ist es sicherer, die Datei nicht auf Verdacht umzuwandeln, sondern die gewünschte Ausgabebedingung beim Empfänger zu erfragen.
Welche Entscheidung zum Prüfergebnis passt
Nur die Ausgabeabsicht fehlt: Hinterlege die bestätigte Ausgabebedingung über eine passende Preflight-Korrektur und prüfe die Datei erneut.
Eine falsche Ausgabeabsicht ist vorhanden: Ersetze sie nicht ungeprüft. Kläre zuerst, ob das PDF bereits für eine andere Druckbedingung farblich aufbereitet wurde.
Farbräume passen nicht zum Lieferstandard: Das bloße Einbetten eines Profils genügt nicht. Verwende einen abgestimmten Konvertierungsablauf oder lasse die Druckdaten durch die Druckvorstufe bearbeiten.
Kein PDF/X ist gefordert: Prüfe, ob das verwendete Preflight-Profil überhaupt zur geplanten Nutzung passt. Eine PDF/X-Prüfung kann bei einer reinen Bildschirm- oder Bürodruckdatei Anforderungen melden, die für diesen Zweck nicht erforderlich sind.
Warum die Warnung trotz eingebettetem ICC-Profil bleiben kann
Ein ICC-Profil an einem Bild oder an einzelnen PDF-Objekten ist nicht automatisch die Ausgabeabsicht des gesamten Dokuments. Acrobat kann daher eingebettete Farbprofile erkennen und trotzdem melden, dass der PDF-Katalog keinen passenden Output Intent enthält. Umgekehrt beweist ein vorhandener Output Intent nicht, dass jedes Objekt bereits korrekt für diese Bedingung konvertiert wurde.
Bleibt die Meldung nach der Korrektur bestehen, öffne die Detailansicht des Preflight-Ergebnisses. Prüfe dort, ob die Beanstandung den fehlenden Eintrag, das eingebettete Profil, die Kennung der Ausgabebedingung oder eine PDF/X-Anforderung betrifft. Diese Unterscheidung bestimmt, ob eine andere Korrektur nötig ist oder lediglich mit einem unpassenden Prüfprofil gearbeitet wurde.
Bei wiederkehrenden Exporten gehört die Ausgabeabsicht in die Quelldatei
Entsteht das PDF regelmäßig aus einem Layout-, Office- oder Grafikprogramm, ist eine nachträgliche Preflight-Korrektur nur eine Lösung für die einzelne Datei. Sinnvoller ist es, die PDF-Exportvorgabe der Quelldatei auf den bestätigten PDF/X-Standard und die verlangte Ausgabebedingung einzustellen. So werden Ausgabeabsicht, Farbmanagement und weitere Produktionsmerkmale bei jedem Export gleich angelegt.
Eine in Acrobat korrigierte Datei sollte nicht als Ersatz für eine sauber konfigurierte Exportvorgabe dienen. Werden Inhalte später geändert und erneut exportiert, fehlt die Korrektur sonst möglicherweise wieder oder die neue Datei enthält abweichende Farbobjekte.
Signierte PDFs und PDF/A-Dateien gesondert behandeln
Eine Änderung der Ausgabeabsicht verändert die PDF-Datei. Bei einer vorhandenen digitalen Signatur wird diese dadurch in der Regel ungültig oder die Änderung ist wegen einer Zertifizierung nicht zulässig. In diesem Fall sollte die Ausgabeabsicht an der Quelldatei ergänzt und anschließend ein neues PDF erzeugt werden; erst danach kann es erneut signiert werden.
Die Meldung kann außerdem bei einer PDF/A-Prüfung auftreten. Dort ist die Ausgabeabsicht nicht bloß eine Angabe für den Druckprozess, sondern Teil der Konformitätsanforderungen für die Langzeitarchivierung. Wurde die Datei als PDF/A verlangt, prüfe daher mit dem passenden PDF/A-Profil und nicht mit einer PDF/X-Korrektur auf Verdacht. Ein PDF kann nicht allein dadurch zuverlässig PDF/A-konform werden, dass ein ICC-Profil als Ausgabeabsicht ergänzt wird.
Häufige Fragen zur Ausgabeabsicht
Kann ein PDF mehrere Ausgabeabsichten enthalten?
Die PDF-Struktur kann mehrere Output-Intent-Einträge aufnehmen. Für einen eindeutigen Druckworkflow sollte jedoch klar sein, welcher Eintrag für den verwendeten Standard und den vorgesehenen Ausgabeprozess maßgeblich ist. Mehrere widersprüchliche Angaben können eine weitere Preflight-Meldung auslösen und sollten nicht ohne Vorgabe ergänzt werden.
Hilft eine erneute PDF-Erstellung aus dem Ausgangsprogramm?
Ja, wenn das Layoutprogramm einen kontrollierten PDF/X-Export mit der richtigen Ausgabebedingung unterstützt. Dieser Weg ist oft sinnvoller als eine nachträgliche Reparatur, weil Farbkonvertierung, Profilinformationen und PDF/X-Kennzeichnung gemeinsam erzeugt werden können. Die Exporteinstellungen müssen dabei mit den Druckvorgaben übereinstimmen.
Muss die Ausgabeabsicht auch für einen Büro- oder Heimdrucker gesetzt werden?
Für gewöhnliche Bürodokumente ist ein PDF/X-Output-Intent meist nicht erforderlich. Wird die Warnung nur durch ein Druckvorstufenprofil ausgelöst, sollte stattdessen ein Prüfprofil gewählt werden, das zum tatsächlichen Verwendungszweck passt. Eine Ausgabeabsicht sollte nicht allein zum Beseitigen einer Meldung eingetragen werden.