ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Welche Programme eignen sich?

Für die regelmäßige Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen eignet sich meist ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm mit integriertem E-Rechnungsexport, etwa Lexware, sevdesk, WISO MeinBüro oder orgaMAX. Wer Rechnungen aus einer eigenen Anwendung erzeugt, kann stattdessen eine technische Lösung wie Mustangproject einsetzen. Ein gewöhnliches PDF-Programm genügt nicht: Es muss eine normgerechte XML-Datei erzeugt und korrekt in ein PDF/A-3-Dokument eingebettet werden.

Vor der Auswahl zählt vor allem der Arbeitsablauf. Werden Rechnungen vollständig in der Software geschrieben, ist eine integrierte kaufmännische Lösung sinnvoll. Entstehen sie bereits in einem ERP-System oder einer selbst entwickelten Anwendung, ist ein Exportmodul oder eine Bibliothek meist passender. Da Funktionen von Tarif, Ausgabe und Programmversion abhängen können, sollte der ZUGFeRD-Export vor dem Kauf ausdrücklich in der Produktbeschreibung oder im Hilfeabschnitt zu E-Rechnungen bestätigt sein.

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Diese Programme kommen für unterschiedliche Arbeitsweisen infrage

Lexware: für lokal geführte Buchhaltung und Fakturierung

Lexware-Produkte aus den Bereichen Fakturierung und Buchhaltung kommen vor allem für Unternehmen infrage, die Rechnungen, Kunden- und Artikeldaten sowie steuerliche Auswertungen in einer Desktoplösung verwalten möchten. Der Nutzen liegt im durchgängigen Ablauf: Rechnungsdaten werden nicht nachträglich aus einem fertigen PDF herausgelesen, sondern beim Export aus den bereits erfassten Buchungs- und Belegdaten übernommen.

Vor der Entscheidung muss die genaue Lexware-Produktlinie geprüft werden. Nicht jede Ausgabe enthält denselben Funktionsumfang. Maßgeblich sind die Angaben zum Versand beziehungsweise Export von E-Rechnungen, zum unterstützten ZUGFeRD-Stand und zum auswählbaren Profil.

sevdesk: für cloudbasierte Rechnungsabläufe

sevdesk richtet sich an Betriebe und Selbstständige, die Rechnungen im Browser erstellen und Belege online verwalten. Diese Arbeitsweise ist geeignet, wenn mehrere Geräte genutzt werden oder kein lokal installiertes Rechnungsprogramm gepflegt werden soll. Für ZUGFeRD ist zu prüfen, ob der gewählte Tarif den benötigten E-Rechnungsexport enthält und welches Profil ausgegeben wird.

Eine Cloudlösung sollte nur gewählt werden, wenn die Verarbeitung von Kunden-, Leistungs- und Rechnungsdaten beim Anbieter zum eigenen Datenschutz- und Berechtigungskonzept passt. Für besonders sensible Abrechnungen kann eine lokal betriebene Lösung die bessere Wahl sein.

WISO MeinBüro und orgaMAX: für Fakturierung mit zusätzlichen Geschäftsprozessen

WISO MeinBüro und orgaMAX sind Kandidaten für Anwender, die neben Rechnungen auch Kunden, Artikel, Angebote, Aufträge oder Zahlungseingänge verwalten möchten. Beide Produktfamilien gibt es beziehungsweise gab es in unterschiedlichen Ausgaben und Bereitstellungsformen. Der Produktname allein reicht daher nicht als Funktionsnachweis.

Entscheidend ist, ob die betrachtete Ausgabe ZUGFeRD-Dokumente selbst erzeugt und nicht lediglich empfangen, anzeigen oder archivieren kann. Außerdem sollte erkennbar sein, ob der Export ohne Zusatzmodul verfügbar ist und welches Profil sich einstellen lässt.

Mustangproject: für eigene Software und automatisierte Exporte

Mustangproject ist keine klassische Rechnungsoberfläche, sondern eine quelloffene Java-Bibliothek mit Werkzeugen für ZUGFeRD und Factur-X. Sie eignet sich für Entwickler und Unternehmen, die strukturierte Rechnungsdaten aus einem eigenen ERP-, Shop- oder Abrechnungssystem in entsprechende Dokumente überführen möchten.

Die technische Freiheit bringt Verantwortung mit sich: Das aufrufende System muss vollständige und fachlich richtige Rechnungsdaten liefern. PDF-Erzeugung, XML-Inhalt, Profil, Einbettung und Validierung müssen in den eigenen Prozess eingebaut und bei Formatänderungen gepflegt werden. Für gelegentliche Rechnungen ohne Entwicklungsressourcen ist dieser Weg meist unnötig aufwendig.

Quba: sinnvoll zur Sichtprüfung, nicht als vollständige Fakturierung

Quba ist vor allem ein Werkzeug zum Anzeigen und Untersuchen elektronischer Rechnungen. Es kann in einem ZUGFeRD-Arbeitsablauf nützlich sein, weil sich strukturierte Inhalte unabhängig von der sichtbaren PDF-Seite betrachten lassen. Eine vollständige Rechnungsverwaltung mit Kundenstamm, fortlaufenden Rechnungsnummern, Zahlungskontrolle und Buchungsübergabe ersetzt es jedoch nicht.

Damit gehört Quba eher neben ein erzeugendes Programm als an dessen Stelle. Diese Abgrenzung ist wichtig, weil das bloße Öffnen oder Darstellen der eingebetteten XML-Daten noch keine ordnungsgemäße Rechnungserstellung gewährleistet.

Auswahl nach fünf einheitlichen Kriterien

Die genannten Lösungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Für eine belastbare Auswahl sollten alle Kandidaten nach denselben Punkten geprüft werden:

• Erzeugungsweg: Lexware, sevdesk, WISO MeinBüro und orgaMAX sind für die Rechnungserstellung über eine Benutzeroberfläche gedacht. Mustangproject richtet sich an automatisierte oder selbst entwickelte Abläufe; Quba dient überwiegend der Kontrolle und Darstellung.
• Betriebsform: Eine lokale Installation bietet unmittelbare Kontrolle über Dateien und Aktualisierungen. Eine Cloudanwendung erleichtert den Zugriff von mehreren Geräten, verarbeitet die Geschäftsdaten aber auf Systemen des Anbieters.
• Unterstütztes Profil: Das Programm muss das vom Rechnungsempfänger verlangte ZUGFeRD-Profil ausgeben können. Für viele Geschäftsvorgänge ist ein auf EN 16931 ausgerichtetes Profil relevant; Spezialfälle können zusätzliche oder abweichende Anforderungen haben.
• Integration: Kunden-, Artikel-, Steuer- und Zahlungsdaten sollten möglichst ohne erneute Eingabe in die E-Rechnung gelangen. Medienbrüche erhöhen das Risiko, dass PDF-Ansicht und XML-Inhalt voneinander abweichen.
• Prüfbarkeit: Ein guter Ablauf ermöglicht die Validierung des erzeugten Dokuments und macht Fehlermeldungen auffindbar. Eine bloße Erfolgsmeldung beim Speichern reicht nicht als Qualitätskontrolle.

Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?

• Wer Rechnungen, Buchhaltung und Stammdaten lokal in einer Anwendung führen möchte, prüft zuerst eine passende Lexware-Ausgabe.
• Wer ortsunabhängig im Browser arbeitet und die Datenverarbeitung in einer Cloud akzeptiert, kann sevdesk in die engere Auswahl nehmen.
• Wer Fakturierung mit Angebots-, Auftrags- und Kundenverwaltung verbinden möchte, vergleicht die geeigneten Ausgaben von WISO MeinBüro und orgaMAX.
• Wer ZUGFeRD-Dokumente aus einem eigenen System automatisiert erzeugen will und Entwicklungsressourcen besitzt, prüft Mustangproject.
• Wer vorhandene elektronische Rechnungen unabhängig betrachten möchte, ergänzt den Prozess um Quba, benötigt aber weiterhin eine erzeugende Software.

Ein universeller Sieger lässt sich daraus nicht ableiten. Die geeignetste Lösung hängt stärker von Datenquelle, Betriebsform und Integrationsbedarf ab als vom Programmnamen. Vor einem Vertragsabschluss oder einer Installation sollte mit einer Testrechnung geprüft werden, ob genau die vorgesehene Ausgabe den benötigten Export bereitstellt.

Warum ein normales Rechnungs-PDF nicht ausreicht

Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet eine menschenlesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Beide Bestandteile beschreiben denselben Geschäftsvorgang. Das Dokument wird als PDF/A-3 angelegt, weil dieser Standard das Einbetten der zugehörigen XML-Datei ermöglicht.

Ein PDF-Drucker, ein Office-Export oder die Funktion zum Anhängen einer beliebigen Datei erzeugt daraus nicht automatisch eine gültige ZUGFeRD-Rechnung. Neben dem sichtbaren Rechnungsbild müssen unter anderem Datenstruktur, Pflichtfelder, Profil, Metadaten und Art der Einbettung zusammenpassen. Adobe Acrobat kann PDFs bearbeiten und Dateien einbetten, ersetzt aber kein Fakturierungsprogramm, das die erforderlichen Rechnungsdaten fachlich korrekt erzeugt.

Den Export vor dem produktiven Einsatz absichern

1. In der Software eine Testrechnung mit realistischen Positionen, Steuersätzen, Zahlungsbedingungen sowie vollständigen Absender- und Empfängerdaten anlegen.
2. Beim Export ausdrücklich ZUGFeRD beziehungsweise E-Rechnung wählen. Ein allgemeiner PDF-Export ist nicht gleichwertig.
3. Das benötigte Profil einstellen, sofern das Programm eine Auswahl anbietet. Die Anforderung des Rechnungsempfängers hat Vorrang vor einer bloßen Voreinstellung.
4. Das Ergebnis mit einem geeigneten Prüfwerkzeug validieren und die XML-Daten zusätzlich sichtbar machen.
5. Beträge, Steuerangaben, Rechnungsnummer, Datum, Währung und Bankverbindung zwischen PDF-Ansicht und strukturierten Daten vergleichen.
6. Erst nach erfolgreicher Prüfung den gleichen Exportweg für produktive Rechnungen freigeben.

Schlägt die Validierung fehl, sollte nicht versucht werden, nur die sichtbare PDF-Seite nachzubessern. Der Fehler kann in den strukturierten Daten, im gewählten Profil oder in der technischen Einbettung liegen. In einer Standardsoftware ist dann die offizielle Hilfe- oder Support-Rubrik zu E-Rechnungen und ZUGFeRD der passende Prüfpunkt. Bei einer Eigenentwicklung müssen Protokollausgabe und Validierungsergebnis dem zuständigen Datenfeld oder Exportschritt zugeordnet werden.

Die zweckmäßige Entscheidung

Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe ist ein Rechnungsprogramm mit eingebautem ZUGFeRD-Export der kürzeste und sicherste Weg. Lexware, sevdesk, WISO MeinBüro und orgaMAX sind dafür prüfenswerte Produktfamilien, sofern die gewählte Ausgabe das erforderliche Profil tatsächlich unterstützt. Mustangproject passt zu automatisierten Eigenlösungen, während Quba vor allem bei der unabhängigen Sichtkontrolle hilft. Ausschlaggebend ist am Ende eine erfolgreich validierte Testrechnung, nicht allein die Angabe E-Rechnung in einer Funktionsliste.