E-Rechnungssoftware für kleine Unternehmen: Welche Lösung passt zum Betrieb?

Für kleine Unternehmen passt meist eine cloudbasierte E-Rechnungssoftware, die Rechnungen nicht nur als PDF darstellt, sondern strukturierte Rechnungsdaten erzeugt, empfängt und prüft. Lexware Office und sevdesk richten sich eher an Betriebe, die Rechnungsstellung und laufende Buchhaltung verbinden möchten. easybill ist besonders für rechnungsintensive Abläufe interessant, während DATEV Auftragswesen next vor allem bei einer bestehenden Zusammenarbeit im DATEV-Umfeld naheliegt. Vor der Entscheidung sollte der Betrieb eine eigene Ausgangsrechnung in allen benötigten Formaten testen.

Ein universeller Sieger wäre irreführend: Entscheidend sind Rechnungsmenge, Buchhaltungsablauf, Steuerkanzlei, erforderliches E-Rechnungsformat und die Frage, wie Mitarbeiter die Dokumente prüfen sollen. Auch der aktuelle Tarif zählt, denn Import, Export, Freigaben und Schnittstellen können an bestimmte Produktvarianten gebunden sein.

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ZUGFeRD und XRechnung stellen unterschiedliche Anforderungen

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine herkömmliche PDF-Rechnung. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die eine geeignete Software automatisiert verarbeiten kann. Für die Auswahl sind vor allem zwei Ausprägungen wichtig:

• ZUGFeRD verbindet eine visuell lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Das ist für kleine Betriebe praktisch, wenn Kunden weiterhin eine gewohnte PDF-Ansicht benötigen.
• XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz. Eine daraus erzeugte Bildschirm- oder PDF-Ansicht dient der Lesbarkeit, ist aber nicht automatisch das maßgebliche Originaldokument.

Die Software sollte deshalb nicht nur den sichtbaren Rechnungsbogen gestalten. Sie muss Pflichtfelder und strukturierte Inhalte aus denselben Stammdaten erzeugen, den Datensatz validieren und einen unveränderten Export ermöglichen. Wer regelmäßig öffentliche Auftraggeber beliefert, sollte zusätzlich prüfen, ob Leitweg-ID, erforderliche Referenzfelder und der vorgesehene Übertragungsweg im eigenen Ablauf unterstützt werden.

Vier Lösungen nach demselben Auswahlraster

Die folgenden Programme decken unterschiedliche Betriebssituationen ab. Da Anbieter Funktionen und Tarifgrenzen ändern können, sollte vor dem Kauf in der jeweiligen Produkt- und Hilfeübersicht geprüft werden, welche E-Rechnungsformate der ausgewählte Tarif beim Erstellen, Empfangen, Anzeigen und Exportieren unterstützt.

Lexware Office: Buchhaltung und Rechnungen in einem Arbeitsbereich

• Schwerpunkt: Cloudbasierte Rechnungsstellung mit vorbereitender beziehungsweise laufender Buchhaltung.
• Passende Betriebslage: Kleine Unternehmen, die Angebote, Rechnungen, Belege und finanzielle Vorgänge möglichst in einem System bearbeiten wollen.
• E-Rechnungsablauf: Vor dem Abschluss sind die unterstützten ZUGFeRD- und XRechnungsfunktionen des gewählten Pakets sowie Import, Prüfung und Export zu kontrollieren.
• PDF-Nutzung: Relevant ist, ob eine lesbare Darstellung erzeugt wird und sich die ursprüngliche E-Rechnung ohne Verlust der eingebetteten Daten herunterladen lässt.
• Grenze: Für stark individualisierte Freigaben oder branchenspezifische Auftragsprozesse kann ein allgemeines Buchhaltungssystem zu wenig anpassbar sein.

sevdesk: geeignet für einen durchgängigen Cloud-Ablauf

• Schwerpunkt: Online-Rechnungsstellung, Belegverarbeitung und Buchhaltungsfunktionen für kleinere Unternehmen.
• Passende Betriebslage: Teams, die ortsunabhängig arbeiten und Rechnungen ohne lokale Installation verwalten möchten.
• E-Rechnungsablauf: Zu prüfen sind Formatunterstützung, Validierung eingehender Dateien, Versandoptionen und der strukturierte Export für die weitere Verarbeitung.
• PDF-Nutzung: Bei ZUGFeRD muss die heruntergeladene Datei ihre eingebetteten XML-Daten behalten; bei XRechnung sollte die Visualisierung klar vom XML-Original getrennt sein.
• Grenze: Benötigt der Betrieb besondere Rollen, mehrstufige Freigaben oder eigene Schnittstellen, muss die betreffende Tarif- und Funktionsstufe vorab getestet werden.

easybill: interessant bei vielen Ausgangsrechnungen

• Schwerpunkt: Rechnungserstellung und automatisierbare Abrechnungsabläufe.
• Passende Betriebslage: Unternehmen mit wiederkehrenden oder zahlreichen Ausgangsrechnungen sowie angebundenen Verkaufs- und Bestellsystemen.
• E-Rechnungsablauf: Maßgeblich sind die im gewünschten Paket verfügbaren Formate, Schnittstellen und Möglichkeiten zur Übergabe an Buchhaltung oder Steuerkanzlei.
• PDF-Nutzung: Ein Test sollte zeigen, ob das eigene Layout im ZUGFeRD-Dokument sauber erscheint und die strukturierten Werte mit der sichtbaren Rechnung übereinstimmen.
• Grenze: Wer eine umfassende Buchhaltungsumgebung statt eines rechnungsorientierten Systems sucht, muss den benötigten Funktionsumfang besonders sorgfältig abgleichen.

DATEV Auftragswesen next: kurze Wege zur DATEV-Umgebung

• Schwerpunkt: Digitale Angebots- und Rechnungsprozesse innerhalb eines DATEV-nahen Arbeitsablaufs.
• Passende Betriebslage: Kleine Unternehmen, deren Steuerkanzlei bereits mit DATEV arbeitet und die Übergaben möglichst ohne zusätzliche Systembrüche organisieren möchten.
• E-Rechnungsablauf: Der Betrieb sollte mit der Kanzlei klären, welche Anwendung Rechnungen erstellt, wo Eingangsrechnungen geprüft werden und in welchem Datenweg sie übergeben werden.
• PDF-Nutzung: Wichtig ist die klare Trennung zwischen PDF-Ansicht, eingebetteten ZUGFeRD-Daten und einer eigenständigen XRechnung.
• Grenze: Ohne bestehende DATEV-Prozesse kann eine unabhängigere Cloudlösung einfacher einzuführen sein.

Die Auswahl lässt sich auf drei Betriebssituationen verdichten

Ein kleiner Dienstleistungsbetrieb mit überschaubarer Rechnungszahl profitiert meist von einer integrierten Cloudlösung wie Lexware Office oder sevdesk. Beide Kandidaten sind vor allem dann sinnvoll, wenn Angebote, Belege und Buchhaltung zusammengeführt werden sollen. Die Entscheidung fällt hier eher über Bedienung, Tarifumfang und Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei als über das Rechnungsdesign.

Bei vielen automatisiert erzeugten Ausgangsrechnungen rückt easybill in den Vordergrund. Der Test muss dann nicht nur eine einzelne Rechnung umfassen: Entscheidend sind wiederkehrende Abläufe, Schnittstellen, Nummernkreise, Korrekturen und die Übergabe an das nachgelagerte Buchhaltungssystem.

Arbeitet die Steuerkanzlei bereits eng mit DATEV und soll der Datenaustausch daran ausgerichtet werden, ist DATEV Auftragswesen next der naheliegende Kandidat. Diese Wahl sollte gemeinsam mit der Kanzlei getroffen werden, damit keine doppelte Erfassung zwischen Rechnungserstellung, Belegübergabe und Buchung entsteht.

Ein Testbeleg deckt ungeeignete Lösungen schnell auf

Eine Produktvorführung mit einem neutralen Beispieldokument reicht nicht aus. Der Betrieb sollte eine typische eigene Rechnung mit realistischen Positionen, Steuersätzen, Zahlungsbedingungen und Referenzen nachbilden. Sensible Kundendaten gehören nicht in ein frei zugängliches Testkonto.

1. Eine Ausgangsrechnung im benötigten Format erzeugen, beispielsweise als ZUGFeRD-Datei oder XRechnung.
2. Die Rechnung in der Software erneut importieren und prüfen, ob Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuerinformationen, Zahlungsdaten und Referenzen richtig erkannt werden.
3. Bei ZUGFeRD die PDF-Ansicht kontrollieren und zusätzlich feststellen, ob die eingebettete XML-Datei beim Herunterladen erhalten bleibt.
4. Bei XRechnung prüfen, ob die Software eine verständliche Visualisierung anbietet, ohne diese mit dem XML-Original gleichzusetzen.
5. Eine Rechnungskorrektur im vorgesehenen Programm erstellen, statt die fertige PDF-Datei nachträglich in einem PDF-Editor zu verändern.
6. Den Export für Steuerkanzlei oder Buchhaltung erproben und klären, ob Originaldatei, Anhänge und Bearbeitungsstatus vollständig übergeben werden.

Der Test ist bestanden, wenn sichtbare und strukturierte Rechnungswerte übereinstimmen, Pflichtangaben nicht verloren gehen und die Originaldatei nach Import und Export unverändert verfügbar bleibt. Scheitert bereits dieser Ablauf, sollte der Betrieb eine andere Produktvariante oder eine andere Lösung wählen.

PDF-Bearbeitung darf die Rechnungsdaten nicht entkoppeln

Ein PDF-Editor ist für nachträgliche Korrekturen an E-Rechnungen ungeeignet. Wird nur der sichtbare Betrag in einer ZUGFeRD-PDF geändert, können PDF-Anzeige und eingebettete XML-Daten anschließend unterschiedliche Werte enthalten. Bei einer XRechnung verändert eine separat erstellte PDF-Ansicht den zugrunde liegenden XML-Datensatz überhaupt nicht.

Fehlerhafte Rechnungen sollten daher im Rechnungssystem storniert oder korrigiert und vollständig neu ausgegeben werden. Für gestalterische Änderungen gilt dasselbe: Logo, Schrift und Positionen werden in der Vorlage der Rechnungssoftware angepasst, nicht nach dem Export im PDF. So stammen Ansicht und strukturierte Daten weiterhin aus demselben Vorgang.

Diese Funktionen gehören in die Kaufentscheidung

• Ein- und Ausgang: Die Software sollte die benötigten E-Rechnungen nicht nur senden, sondern auch empfangen, anzeigen und prüfen können.
• Originaldatei: XML-Dateien und hybride ZUGFeRD-PDFs müssen unverändert exportierbar bleiben.
• Fehlerprüfung: Fehlende oder unplausible Angaben sollten vor Versand beziehungsweise Verbuchung erkennbar sein.
• Korrekturprozess: Storno, Rechnungskorrektur und erneute Ausgabe müssen ohne Bearbeitung der fertigen PDF möglich sein.
• Übergabe: Der Datenweg zur Steuerkanzlei oder Buchhaltung sollte vor dem Kauf praktisch erprobt werden.
• Rechtevergabe: Bei mehreren Mitarbeitern sind getrennte Rollen für Erfassung, Prüfung, Freigabe und Administration sinnvoll.

Die passende Software ist damit nicht automatisch das Programm mit den meisten Funktionen. Für einen kleinen Betrieb ist die Lösung geeigneter, die den eigenen Rechnungsweg ohne Medienbruch abbildet und bei der PDF-Ansicht, XML-Datensatz und Buchhaltungsübergabe zuverlässig zusammenbleiben.

Häufige Fragen zur Softwareauswahl

Kann ein Betrieb verschiedene Programme für Ausgangs- und Eingangsrechnungen verwenden?

Das ist technisch möglich, erhöht aber den Abstimmungsaufwand. Vor der Einführung sollte feststehen, welches System die Originaldatei speichert, Dubletten erkennt und den Bearbeitungsstatus führt. Andernfalls kann dieselbe Rechnung mehrfach erfasst oder nur als visuelle PDF-Kopie weitergegeben werden.

Ist eine elektronische Signatur für jede E-Rechnung erforderlich?

Eine strukturierte E-Rechnung ist nicht allein wegen einer sichtbaren Unterschrift oder eines eingesetzten Unterschriftsbildes gültig. Eine elektronische Signatur ist außerdem eine andere technische Funktion als die Darstellung einer E-Rechnung. Ob sie in einem besonderen Geschäftsprozess zusätzlich verlangt wird, muss getrennt anhand des Vertrags, Übertragungswegs oder Empfängerverfahrens geprüft werden.

Was ist bei vertraulichen Rechnungen in einer Cloudsoftware wichtig?

Der Betrieb sollte Rollen und Zugriffsrechte, Auftragsverarbeitung, Speicher- und Exportmöglichkeiten sowie das Verhalten nach Vertragsende prüfen. Für den Produkttest eignen sich anonymisierte Belege. Vertrauliche Originalrechnungen sollten nicht in unbekannte Online-Konverter geladen werden, nur um XML-Daten sichtbar zu machen.