XRechnung erstellen: Welche Software kann das automatisch?

Eine XRechnung lässt sich automatisch erzeugen, wenn eine Rechnungs-, Buchhaltungs- oder ERP-Software die Rechnungsdaten strukturiert speichert und als gültige XML-Datei nach dem XRechnung-Standard ausgibt. Geeignete Kandidaten sind unter anderem Lexware Office, sevdesk, easybill, Billomat, DATEV-Lösungen sowie entsprechend eingerichtete ERP-Systeme wie SAP. Vor der Auswahl sollte geprüft werden, ob die benötigte Produktvariante nicht nur E-Rechnungen importiert, sondern XRechnungen erstellen, validieren und über den geforderten Übertragungsweg versenden kann.

Eine normale PDF-Rechnung genügt dafür nicht. Auch eine Software, die aus einem PDF lediglich eine XML-Datei erzeugt, liefert nicht automatisch eine zulässige XRechnung: Pflichtangaben, Codes, Bezüge und Rechenregeln müssen semantisch richtig zugeordnet sein.

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Welche Programme kommen für die automatische Erzeugung infrage?

Die passende Lösung hängt vor allem davon ab, wo Rechnungsdaten entstehen. Werden Angebote, Kunden, Positionen und Steuersätze bereits in einer Rechnungssoftware gepflegt, ist deren XRechnungs-Export meist der kürzeste Weg. Bei Warenwirtschafts- oder ERP-Prozessen sollte die XML-Datei dagegen direkt aus dem führenden System erzeugt werden, damit keine Daten doppelt eingegeben werden müssen.

Lexware Office und sevdesk für überschaubare Rechnungsabläufe

Cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme wie Lexware Office und sevdesk richten sich vor allem an Selbstständige und kleinere Betriebe. Sie kommen infrage, wenn Rechnungen bereits vollständig im jeweiligen System geschrieben werden und daraus eine XRechnung ausgegeben werden soll.

Entscheidend ist die gebuchte Variante und der Funktionsstand des Kontos. In der Produkt- oder Hilfe-Rubrik zur E-Rechnung sollte ausdrücklich stehen, ob der Versand beziehungsweise Export im Format XRechnung unterstützt wird. Ein allgemeiner Hinweis auf E-Rechnungen ist nicht eindeutig, weil darunter auch andere Formate oder ausschließlich der Empfang fallen können.

easybill und Billomat für automatisierte Rechnungsläufe

easybill und Billomat sind mögliche Kandidaten, wenn Rechnungen aus wiederkehrenden Leistungen, Bestellungen oder angebundenen Verkaufssystemen entstehen. Für die Auswahl zählen neben dem XRechnungs-Export vor allem API-Anbindung, Serienabrechnung, Übergabe an die Buchhaltung und die Behandlung von Korrekturen oder Gutschriften.

Vor einer Festlegung sollte eine echte Rechnung mit allen benötigten Empfängerdaten getestet werden. Nur so zeigt sich, ob beispielsweise Käuferreferenz, Leitweg-ID, Bestellnummer und Zahlungsangaben an der richtigen Stelle der XML-Struktur landen.

DATEV für buchhaltungsnahe Arbeitsabläufe

DATEV-Produkte können passen, wenn Stammdaten, Belege und Finanzbuchhaltung bereits in der DATEV-Umgebung verarbeitet werden. Welche Funktion verfügbar ist, hängt vom eingesetzten DATEV-Produkt und vom eingerichteten Prozess ab. Maßgeblich ist daher nicht allein der Herstellername, sondern die Dokumentation des jeweiligen Produkts zur Erstellung und Ausgabe von E-Rechnungen.

Vorab sollte geklärt werden, ob der Betrieb die Ausgangsrechnung selbst in der DATEV-Anwendung erstellt oder lediglich Rechnungsdaten beziehungsweise Belege an eine Steuerkanzlei übergibt. Im zweiten Fall wird möglicherweise noch ein vorgelagertes Rechnungssystem benötigt.

ERP-Systeme wie SAP für integrierte Unternehmensprozesse

Bei größeren Unternehmen entsteht die XRechnung häufig im ERP-System oder über eine angebundene E-Invoicing-Komponente. SAP kann dafür die Datenbasis liefern; die tatsächliche Ausgabe hängt jedoch von Systemgeneration, Konfiguration, Erweiterungen und Übertragungsweg ab. Eine pauschale Aussage für alle SAP-Installationen wäre daher nicht belastbar.

Diese Lösungsklasse ist sinnvoll, wenn Auftragsnummern, Kostenstellen, Steuerlogik und Empfängerkennungen automatisiert aus Stamm- und Bewegungsdaten übernommen werden sollen. In die Prüfung gehören auch Fehlerprotokolle, Freigaben, Versionspflege des Standards und die Rückmeldung bei abgewiesenen Rechnungen.

Die Programme nach demselben Raster beurteilen

Ein verlässlicher Vergleich beginnt nicht bei der Bedienoberfläche, sondern beim vollständigen Rechnungsweg. Für jeden Kandidaten sollten dieselben sechs Punkte geprüft werden:

• Ausgabeformat: Wird XRechnung ausdrücklich unterstützt, und kann die Software das vom Empfänger verlangte Syntaxformat erzeugen?
• Datenübernahme: Fließen Kunden-, Auftrags-, Positions-, Steuer- und Zahlungsdaten ohne erneute Eingabe in die XML-Datei?
• Pflichtfelder: Lassen sich Empfängerkennungen, Käuferreferenzen, Bestellbezüge und weitere benötigte Angaben strukturiert erfassen?
• Validierung: Prüft das System die Datei vor dem Versand gegen die maßgeblichen XRechnungs-Regeln und zeigt verständliche Fehler an?
• Übertragung: Unterstützt die Lösung den vom Rechnungsempfänger vorgegebenen Kanal, etwa Upload, E-Mail oder ein angebundenes Netzwerk?
• Nachweis und Korrektur: Bleiben erzeugte XML-Datei, Versandstatus und mögliche Ablehnungen nachvollziehbar, und kann eine korrigierte Rechnung sauber erstellt werden?

Für wenige manuell geschriebene Rechnungen sind Lexware Office, sevdesk oder andere Rechnungsdienste häufig die naheliegende Produktklasse. Bei wiederkehrenden Abrechnungen und Shop-Anbindungen verdienen easybill oder Billomat eine nähere Prüfung. Bestehen bereits umfangreiche DATEV- oder SAP-Prozesse, ist eine integrierte Ausgabe meist sinnvoller als ein zusätzliches Einzelprogramm. Das ist keine allgemeine Rangfolge: Ausschlaggebend sind Datenquelle, Automatisierungsgrad und Empfängervorgaben.

Warum ein PDF-Konverter allein nicht ausreicht

Eine XRechnung ist ein strukturierter Rechnungsdatensatz auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931 und der deutschen Ausgestaltung durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT. Die maschinell lesbaren Informationen stecken in einer XML-Datei, typischerweise in einer unterstützten UBL- oder CII-Syntax. Ein optisch vollständiges PDF enthält diese semantische Zuordnung nicht zwingend.

OCR- und PDF-Ausleseprogramme können Rechnungsnummern, Beträge oder Anschriften erkennen. Dabei können jedoch Felder verwechselt, Dezimalstellen falsch gelesen oder Steuerinformationen unvollständig zugeordnet werden. Eine solche Umwandlung benötigt mindestens eine fachliche Kontrolle und eine anschließende Validierung. Für regelmäßige Ausgangsrechnungen ist es zuverlässiger, die XRechnung aus den ursprünglichen Buchungs- und Auftragsdaten zu erzeugen.

Auch ZUGFeRD und XRechnung sind nicht einfach gleichzusetzen. Bei ZUGFeRD kann eine strukturierte XML-Datei in ein sichtbares PDF eingebettet sein. Eine XRechnung wird dagegen häufig als XML-Datei verarbeitet. Ob ein bestimmtes ZUGFeRD-Profil oder eine andere Ausprägung akzeptiert wird, richtet sich nach den Vorgaben des Rechnungsempfängers.

Vom Rechnungsdatensatz zur geprüften XML-Datei

Die Automatisierung funktioniert zuverlässig, wenn Stammdaten, Rechnungspositionen und Empfängeranforderungen vor dem ersten Versand sauber eingerichtet werden. Ein sinnvoller Einführungsablauf sieht so aus:

1. Beim Rechnungsempfänger erfragen, welche Kennung, Referenz, Syntax und welcher Übertragungsweg verlangt werden.
2. In der Software Lieferanten-, Kunden-, Steuer- und Zahlungsdaten vollständig hinterlegen.
3. Eine Testrechnung mit realistischen Positionen, Zu- oder Abschlägen und den erforderlichen Referenzen erzeugen.
4. Die XML-Datei mit der integrierten Prüfung und gegebenenfalls einem Validator kontrollieren, der die passende XRechnungs-Version unterstützt.
5. Die lesbare Darstellung mit den Ausgangsdaten vergleichen, ohne die Darstellung mit dem maßgeblichen XML-Inhalt gleichzusetzen.
6. Den Versandweg testen und prüfen, ob die Rechnung angenommen oder mit einer verwertbaren Fehlermeldung zurückgewiesen wird.

Die KoSIT veröffentlicht Spezifikationen und Prüfvorgaben für XRechnung. Da Versionen und Annahmebedingungen fortgeschrieben werden können, sollte in der Softwaredokumentation erkennbar sein, welche Regelversion unterstützt wird. Bei öffentlichen Auftraggebern sind zusätzlich die Vorgaben des jeweiligen Rechnungseingangs zu beachten.

Die Auswahl lässt sich mit einer Testrechnung absichern

Eine Produktbeschreibung mit dem Begriff E-Rechnung reicht als Kaufentscheidung nicht aus. Vor einem Vertrag oder einer aufwendigen ERP-Anpassung sollte der Anbieter zeigen, dass aus den eigenen Rechnungsdaten eine validierbare XRechnung entsteht. Die Testdatei sollte mindestens mehrere Positionen, unterschiedliche Mengeneinheiten, einen Steuerfall, Zahlungsdaten und die vom Empfänger verlangten Referenzen enthalten.

Wenn die Software nur eine normale PDF-Datei exportiert, fehlt die benötigte strukturierte Ausgabe. Wenn sie eine XML-Datei erzeugt, die Validierung aber fehlschlägt, müssen Feldzuordnung oder Regelstand korrigiert werden. Besteht die Datei die Prüfung, wird jedoch vom Empfänger abgelehnt, sind Übertragungsweg und emp­fängerspezifische Angaben zu kontrollieren. Erst wenn Erzeugung, Validierung und Annahme zusammenspielen, ist der Ablauf tatsächlich automatisiert.