E-Rechnung für Handwerker: Welche Software passt zum Betrieb?

Für einen Handwerksbetrieb passt meist eine E-Rechnungssoftware, die nicht erst bei der Rechnung beginnt: Angebot, Auftrag, Aufmaß, Material, Arbeitszeit und Abschlagsrechnung sollten in einem durchgängigen Vorgang zusammenlaufen. Betriebe mit Monteuren und mehreren Baustellen sollten zuerst branchenspezifische Lösungen wie openHandwerk, HERO, ToolTime oder STREIT V.1 prüfen. Für einen kleinen Betrieb mit einfacher Auftragsstruktur kann auch Lexware Office ausreichen. Vor der Entscheidung muss jedoch ein Test belegen, dass die gewählte Produktvariante die benötigten XML-Formate nicht nur ausgibt, sondern auch einliest, prüft und dem richtigen Auftrag zuordnet.

Die Auswahl hängt am Arbeitsablauf, nicht allein am Rechnungsformat

Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung erfüllt diese Eigenschaft nicht. XRechnung wird üblicherweise als XML-Datei verarbeitet, während ZUGFeRD eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten verbindet. Das PDF ist beim ZUGFeRD-Verfahren somit nur ein Teil des Dokuments; für die automatisierte Verarbeitung sind die eingebetteten Daten maßgeblich.

Für Handwerker entsteht der größte Nutzen, wenn diese Daten bereits aus dem Auftrag stammen. Kundendaten, Leistungspositionen, Mengen, Steuersätze, Abschläge und Zahlungsbedingungen müssen dann nicht erneut in ein separates Rechnungsprogramm übertragen werden. Das senkt das Risiko, dass die sichtbare Rechnung und der strukturierte Datensatz voneinander abweichen.

Die passende Produktklasse lässt sich früh eingrenzen:

• Ein kleiner Betrieb mit wenigen gleichzeitigen Aufträgen benötigt vor allem eine einfache Angebots- und Rechnungsstellung, einen zuverlässigen XML-Export und eine saubere Übergabe an die Buchhaltung.
• Ein Betrieb mit mobilen Teams braucht zusätzlich Einsatzplanung, Zeiterfassung, Fotodokumentation und Zugriff von der Baustelle.
• Ein Betrieb mit umfangreichen Projekten, Lager, Nachkalkulation oder mehreren kaufmännischen Arbeitsplätzen benötigt eher ein vollständiges Handwerker-ERP.
• Wer häufig für öffentliche Auftraggeber arbeitet, sollte die Unterstützung der verlangten XRechnung-Ausprägung, der erforderlichen Leitweg-ID und des jeweiligen Übertragungswegs vor dem Kauf testen.

Fünf Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten

Ein belastbarer Vergleich ist nur innerhalb derselben Produktversion und desselben gebuchten Funktionsumfangs möglich. Module, Schnittstellen und E-Rechnungsfunktionen können sich ändern oder an bestimmte Pakete gebunden sein. Für alle folgenden Kandidaten gelten daher dieselben Prüfkriterien: durchgängiger Auftragsbezug, mobile Nutzung, Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Buchhaltungsübergabe sowie Betriebs- und Supportmodell.

openHandwerk: für vernetzte Büro- und Baustellenprozesse

openHandwerk richtet sich als cloudbasierte Handwerkersoftware an Betriebe, die Büro, Projektverwaltung und mobile Arbeit verbinden möchten. Die Lösung gehört auf die engere Auswahlliste, wenn Aufträge, Mitarbeiter, Dokumente und Rechnungen gemeinsam verwaltet werden sollen. Ihr Hauptvorteil liegt nicht in einem isolierten PDF-Export, sondern in der Verbindung des kaufmännischen Vorgangs mit dem Projekt.

Im Test sollte der Betrieb einen echten Auftrag vom Angebot bis zur E-Rechnung durchspielen. Wichtig sind die Übernahme von Leistungspositionen, der Umgang mit Abschlägen und Schlussrechnungen sowie die Übergabe an die eingesetzte Finanzbuchhaltung. Ebenfalls zu prüfen ist, welche Formate im gewählten Paket importiert, validiert und exportiert werden können.

HERO: für mobile Teams und eine schlanke Auftragssteuerung

HERO ist vor allem für Handwerksbetriebe interessant, die Auftragsverwaltung, Einsatzplanung, Dokumentation und Zeiterfassung mobil abbilden möchten. Die Lösung passt eher zu einem Betrieb, der eine cloudbasierte Bedienung und kurze Wege zwischen Baustelle und Büro sucht, als zu einem Unternehmen, das eine tief ausgebaute Warenwirtschaft mit vielen Sonderprozessen benötigt.

Für die Auswahl zählen drei Tests: Kann aus den erfassten Zeiten und Leistungen ohne doppelte Eingabe eine Rechnung entstehen? Lassen sich Abschlags- und Schlussrechnungen passend zum betrieblichen Ablauf abbilden? Und werden E-Rechnungsdateien in der benötigten Variante fehlerfrei erzeugt und an die Buchhaltung übergeben? Die Produkt- oder Hilferubrik zu E-Rechnungen und Buchhaltungsschnittstellen ist dafür der maßgebliche Prüfpunkt.

ToolTime: für digital organisierte Kleinbetriebe

ToolTime verbindet typische Büroaufgaben im Handwerk mit mobiler Einsatzplanung und Dokumentation. Die Software kommt besonders für kleine und mittlere Betriebe infrage, deren Schwerpunkt auf Terminplanung, Mitarbeiterkoordination, Angeboten und Rechnungen liegt. Sie ist weniger naheliegend, wenn eine sehr umfangreiche Lager-, Einkaufs- oder Nachkalkulationslogik den Kern des Betriebs bildet.

Der Probebetrieb sollte nicht mit einer leeren Musterrechnung enden. Aussagekräftiger ist ein Auftrag mit Material, Arbeitsstunden, Anfahrt, Abschlag und Restbetrag. Daraus muss die Software einen strukturierten Datensatz erzeugen, dessen Werte mit der sichtbaren Rechnungsansicht übereinstimmen. Zusätzlich ist zu klären, wie eingehende XML-Rechnungen angezeigt und weiterverarbeitet werden.

STREIT V.1: für umfangreichere kaufmännische Abläufe

STREIT V.1 gehört zur Klasse der umfassenderen Branchensoftware für das Handwerk. Eine solche Lösung ist eher für Betriebe geeignet, die neben Angeboten und Rechnungen auch Einkauf, Lager, Kalkulation, Projektsteuerung oder weitere kaufmännische Bereiche eng verzahnen wollen. Der höhere Einrichtungs- und Schulungsbedarf kann sich lohnen, wenn viele Vorgänge und Arbeitsplätze auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten.

Bei der Auswahl sollte der Betrieb seine tatsächlich genutzten Module und Schnittstellen festhalten. Zu prüfen sind insbesondere die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen, die Zuordnung zu Bestellung oder Projekt, Freigabeabläufe und die Übergabe an Steuerkanzlei oder Finanzbuchhaltung. Eine große Funktionsbreite ist nur dann ein Vorteil, wenn sie den vorhandenen Prozess abbildet und nicht unnötige Arbeitsschritte erzeugt.

Lexware Office: für einfache Abläufe ohne umfassendes Handwerker-ERP

Lexware Office ist keine tief spezialisierte Handwerkerlösung, kann aber für Einzelbetriebe und kleine Teams mit überschaubaren Aufträgen eine sinnvolle Alternative sein. Der Schwerpunkt liegt auf Rechnungswesen, Belegen und der Zusammenarbeit mit der Buchhaltung. Branchenspezifische Aufgaben wie detaillierte Baustellensteuerung, Aufmaß oder umfangreiche Monteurplanung können dagegen zusätzliche Werkzeuge erfordern.

Diese Wahl ist passend, wenn der Betrieb seine Leistungen mit wenigen Positionen abrechnet und keine komplexe Projektlogik benötigt. Sobald Daten regelmäßig aus einer separaten Zeiterfassung, Baustellendokumentation oder Kalkulation übertragen werden müssen, sollte der Gesamtaufwand mit einer integrierten Handwerkersoftware verglichen werden. Eine günstiger wirkende Einzellösung kann durch doppelte Eingaben und Medienbrüche mehr Arbeitszeit beanspruchen.

Eine Testrechnung deckt die entscheidenden Unterschiede auf

Produktbeschreibungen zeigen selten, wie gut eine Software zum eigenen Rechnungsablauf passt. Ein vorbereiteter Testfall macht Angebote dagegen vergleichbar. Verwende dafür keine vertraulichen Kundendaten, sondern einen anonymisierten Auftrag mit typischen Positionen des Betriebs.

1. Lege einen Kunden und einen Auftrag mit Material, Arbeitszeit, Anfahrt und einem üblichen Steuersachverhalt an.
2. Erstelle ein Angebot und übernimm es ohne erneute Erfassung in den Auftrag.
3. Erzeuge eine Abschlagsrechnung und danach eine Schlussrechnung, sofern dieser Ablauf im Betrieb vorkommt.
4. Exportiere den Vorgang einmal im benötigten E-Rechnungsformat. Öffne nicht nur die PDF-Ansicht, sondern lasse auch den XML-Datensatz durch die Validierungsfunktion der Software oder ein geeignetes Prüfwerkzeug kontrollieren.
5. Importiere eine erhaltene Testrechnung und prüfe, ob Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Steuerangaben und Zahlungsziel richtig ausgelesen werden.
6. Übertrage den Vorgang in die eingesetzte Buchhaltung oder in den vereinbarten Übergabeprozess zur Steuerkanzlei.

Wenn bereits beim Test Positionen neu eingegeben, XML-Dateien manuell umbenannt oder Rechnungsdaten zwischen mehreren Programmen kopiert werden müssen, passt der Prozess nicht sauber. Wenn Angebot, Leistungsnachweis, Rechnung, XML-Datensatz und Buchhaltungsübergabe dagegen denselben Vorgang verwenden, ist die Lösung für den Alltag deutlich tragfähiger.

PDF-Anzeige und XML-Inhalt müssen zusammenpassen

Eine lesbare Rechnungsansicht ist für Mitarbeiter und Kunden hilfreich, reicht für die E-Rechnungsverarbeitung aber nicht aus. Felder wie Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Steuerinformationen, Zahlungsdaten und Referenzen müssen korrekt im strukturierten Datensatz stehen. Bei ZUGFeRD sollte die Software außerdem verhindern, dass die eingebetteten XML-Daten nachträglich von der sichtbaren PDF-Darstellung abweichen.

Eine normale PDF-Bearbeitung ist hierfür ungeeignet. Wird eine hybride Rechnung nachträglich in einem PDF-Editor verändert, muss nicht automatisch auch der eingebettete Datensatz angepasst werden. Korrekturen sollten deshalb in der Rechnungs- oder Handwerkersoftware erfolgen; anschließend wird das vollständige Rechnungsdokument neu erzeugt. Bei einer bereits versandten Rechnung ist zusätzlich der vorgesehene Storno- oder Korrekturablauf des verwendeten Systems einzuhalten.

Welche Lösung passt zu welchem Handwerksbetrieb?

• Für mobile Baustellenteams sind HERO, ToolTime und openHandwerk naheliegende Kandidaten, sofern der jeweilige Funktionsumfang Einsatzplanung, Leistungserfassung und die benötigte E-Rechnungsverarbeitung gemeinsam abdeckt.
• Für umfangreiche Warenwirtschaft, Kalkulation und kaufmännische Steuerung verdient eine umfassendere Branchenlösung wie STREIT V.1 besondere Beachtung.
• Für einen Einzelbetrieb mit einfacher Rechnungsstruktur kann Lexware Office genügen, wenn keine tiefe Baustellen- oder Ressourcenplanung gebraucht wird.
• Für häufige Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist nicht der Markenname ausschlaggebend, sondern ein bestandener Test mit der geforderten XRechnung, allen Pflichtreferenzen und dem vorgesehenen Übertragungsweg.

Die endgültige Entscheidung sollte erst nach einem vollständigen Probelauf fallen. Dabei sind nicht nur Lizenzumfang und Bedienung zu bewerten, sondern auch Einrichtung, Datenübernahme, mobile Geräte, Benutzerrechte, Support, Buchhaltungsschnittstelle und Exportmöglichkeiten beim späteren Anbieterwechsel. Die beste Wahl ist diejenige, die den realen Handwerksauftrag ohne doppelte Datenerfassung bis zur geprüften E-Rechnung und zur Buchhaltung führt.