PDF unterschrieben, aber die Signatur wird nicht angezeigt: Was tun?

Eine fehlende sichtbare Unterschrift bedeutet nicht automatisch, dass das PDF unsigniert ist. Öffne die Datei zuerst in einem vollständigen PDF-Programm und kontrolliere dort die Signaturübersicht. Ist der Signaturvorgang eingetragen, kann eine unsichtbare digitale Signatur vorliegen oder nur ihre grafische Darstellung fehlen. Gibt es keinen Eintrag, wurde möglicherweise eine andere Dateifassung geöffnet oder die Unterschrift nicht dauerhaft gespeichert.

Signaturstatus und sichtbare Unterschrift getrennt prüfen

Eine digitale PDF-Signatur besteht aus einer kryptografischen Signatur und einer optionalen Darstellung auf der Seite. Die sichtbare Darstellung kann einen Namen, ein Datum oder eine handschriftlich wirkende Grafik enthalten. Für die technische Signatur ist eine solche Grafik jedoch nicht zwingend erforderlich.

In Adobe Acrobat Reader lässt sich die Signaturübersicht je nach Programmversion über das Signatursymbol beziehungsweise den Bereich für Signaturen öffnen. Wird dort ein Signaturvorgang mit Unterzeichner und Zeitangabe aufgeführt, ist die Signatur im Dokument vorhanden, auch wenn auf der Seite kein Signaturbild erscheint. Die Frage, ob diese Signatur gültig oder vertrauenswürdig ist, ist davon getrennt zu beurteilen.

Findet das Programm keinen Signaturvorgang, vergleiche Dateiname, Speicherort und Änderungsdatum mit der Datei, die nach dem Unterzeichnen erzeugt wurde. Besonders bei Downloads, E-Mail-Anhängen und Cloud-Ordnern liegen häufig eine ursprüngliche und eine signierte Fassung nebeneinander.

Die schnellste Prüfreihenfolge

1. Speichere den Anhang oder die Browserdatei lokal, statt ihn nur in einer Vorschau zu betrachten.
2. Öffne die lokale Datei in Adobe Acrobat Reader oder in dem PDF-Programm, mit dem sie unterzeichnet wurde.
3. Rufe die Signaturübersicht auf. Ist dort eine Signatur eingetragen, suche nicht zuerst nach einem Speicherfehler, sondern prüfe die Darstellung.
4. Durchsuche alle Seiten und achte besonders auf vorgesehene Signaturfelder. Eine Darstellung kann auf einer anderen Seite oder außerhalb des zunächst sichtbaren Ausschnitts liegen.
5. Schließe die Datei und öffne sie erneut. Bleibt der Signaturstatus erhalten, wurde die technische Signatur gespeichert.

Wenn die Signatur nur im Browser oder in der Vorschau eines E-Mail-Programms fehlt, im PDF-Programm aber sichtbar ist, liegt die Ursache beim verwendeten Betrachter. Die Datei muss dann normalerweise nicht neu signiert werden. Für die Weitergabe ist dennoch sinnvoll, die lokal geprüfte Datei zu verwenden.

Was das Ergebnis der Prüfung bedeutet

Die Signatur ist eingetragen, aber auf keiner Seite sichtbar

In diesem Fall wurde wahrscheinlich eine digitale Signatur ohne sichtbares Erscheinungsbild angelegt. Das ist technisch möglich. Auch ein Signaturfeld mit fehlerhafter oder vom Betrachter nicht gerenderter Darstellung kommt infrage.

Eine bestehende digitale Signatur sollte nicht nachträglich durch Bearbeiten des PDFs „sichtbar gemacht“ werden. Änderungen nach dem Signieren können den dokumentierten Zustand verändern und je nach Signatur oder Dokumentschutz zu einer Warnung führen. Wird eine sichtbare Darstellung benötigt, ist der sichere Weg meist, zur noch unsignierten Ausgangsdatei zurückzukehren und sie erneut mit aktivierter sichtbarer Darstellung zu signieren.

Die Signatur erscheint nur in einem bestimmten Programm

Browser, Betriebssystemvorschauen und einfache PDF-Apps unterstützen nicht jede Signaturdarstellung vollständig. Nutze zum Gegencheck ein Programm mit Unterstützung für digitale PDF-Signaturen. Tritt das Problem nur in einer bestimmten Anwendung auf, suche in deren offizieller Hilfe nach den Rubriken zu digitalen Signaturen, Zertifikaten oder Signaturfeldern. Die verfügbaren Funktionen und Menünamen können sich zwischen Versionen unterscheiden.

Es gibt keinen Eintrag in der Signaturübersicht

Dann enthält die geöffnete Fassung vermutlich keine digitale Signatur. Wurde lediglich eine gezeichnete Unterschrift, ein Bild oder eine Anmerkung eingefügt, erscheint sie nicht zwingend in der Übersicht für Zertifikatssignaturen. Fehlt auch diese Grafik, wurde möglicherweise vor dem Speichern geschlossen, eine ältere Kopie versendet oder die Änderung nur in einer temporären Vorschau vorgenommen.

Öffne in diesem Fall die zuletzt gespeicherte Datei direkt aus dem Zielordner. Ist die Unterschrift dort vorhanden, versende genau diese Fassung. Fehlt sie bereits dort, muss der Einfüge- oder Signiervorgang wiederholt und die neue Datei unter einem eindeutig unterscheidbaren Namen gespeichert werden.

Eine sichtbare Signatur neu anlegen, ohne die alte Datei zu beschädigen

Bewahre das bereits signierte PDF unverändert auf. Nutze für einen neuen Versuch die unsignierte Ausgangsdatei oder eine ausdrücklich dafür vorgesehene Kopie. Wähle beim Signieren ein sichtbares Signaturfeld und kontrolliere vor dem Abschluss dessen Position, Seitennummer und Darstellung.

• Lege das Feld innerhalb des sichtbaren Seitenbereichs an.
• Wähle eine Darstellung, die mindestens den Namen oder eine erkennbare Signaturgrafik enthält, sofern das Programm diese Auswahl anbietet.
• Speichere das Ergebnis als neue Datei.
• Schließe sie vollständig, öffne sie erneut und prüfe sowohl die Seite als auch die Signaturübersicht.

Die Kontrolle nach dem erneuten Öffnen ist wichtiger als die Vorschau während des Signierens. Erst damit steht fest, dass die verwendete Datei sowohl die digitale Signatur als auch die gewünschte sichtbare Darstellung enthält.

Gültigkeit und nachträgliche Änderungen richtig einordnen

Eine sichtbare Signaturgrafik beweist weder allein die Identität des Unterzeichners noch die Unverändertheit der Datei. Maßgeblich ist der Prüfstatus in der Signaturübersicht. Dort kann ein PDF-Programm anzeigen, ob das Dokument seit dem Signieren verändert wurde und ob das verwendete Zertifikat geprüft werden kann.

• Signatur gültig: Die Datei entspricht dem dokumentierten Signaturstand. Ob der Unterzeichner auch fachlich oder rechtlich zur Unterschrift berechtigt war, lässt sich daraus nicht ableiten.
• Zertifikat nicht vertrauenswürdig oder unbekannt: Die Signatur kann technisch vorhanden sein, aber das Programm kennt die Zertifikatskette nicht oder kann sie nicht bewerten. Das ist etwas anderes als eine fehlende Signatur.
• Dokument nach dem Signieren geändert: Öffne die Details der Signatur. Manche Änderungen können vorgesehen sein, etwa weitere Signaturen oder Formularangaben; andere Änderungen beeinträchtigen den geprüften Dokumentzustand.

Speichere eine signierte Datei nicht erneut in einem Editor und erzeuge daraus keine neue PDF-Datei über eine Druckfunktion. Dabei gehen digitale Signaturen häufig verloren oder die neue Datei enthält nur noch die sichtbare Grafik. Für die Weitergabe sollte stets die ursprüngliche signierte PDF-Datei unverändert verwendet werden.

Häufige Fragen zur unsichtbaren Signatur

Kann eine unsichtbare digitale Signatur trotzdem technisch vorhanden sein?

Ja. Die kryptografische Signatur kann im PDF gespeichert sein, ohne dass auf einer Seite ein Unterschriftsbild erscheint. Maßgeblich für diesen ersten Test ist der Eintrag in der Signaturübersicht eines geeigneten PDF-Programms.

Darf ich ein Unterschriftsbild nachträglich über die unsichtbare Signatur setzen?

Das ist bei einem bereits digital signierten Dokument nicht empfehlenswert. Das eingefügte Bild wäre eine nachträgliche Änderung und nicht automatisch Bestandteil der ursprünglichen Signatur. Benötigst du eine sichtbare Darstellung, signiere besser eine unveränderte Ausgangsfassung erneut.

Warum sieht der Empfänger keine Signatur, obwohl sie bei mir erscheint?

Der Empfänger verwendet möglicherweise eine Browseransicht oder eine PDF-App mit eingeschränkter Unterstützung. Bitte ihn, die Datei lokal zu speichern und in einem Programm zu öffnen, das digitale PDF-Signaturen auswerten kann. Fehlt die Darstellung auch dort, sollte zusätzlich geprüft werden, ob tatsächlich dieselbe Dateifassung übertragen wurde.