Qualifizierte elektronische Signatur für PDF: Wann ist sie erforderlich?

Eine qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, ist für ein PDF vor allem dann erforderlich, wenn eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform elektronisch ersetzt werden soll. Für gewöhnliche Angebote, interne Freigaben oder formfreie Verträge genügt sie häufig nicht zwingend. Maßgeblich ist nicht das Dateiformat PDF, sondern die Formvorschrift für die jeweilige Erklärung und die Frage, ob das Gesetz die elektronische Form zulässt.

Die entscheidende Regel: PDF-Datei und Rechtsform sind getrennte Fragen

Ein Dokument wird nicht allein dadurch rechtswirksam signiert, dass eine sichtbare Unterschrift in die PDF-Datei eingefügt wurde. Ebenso verlangt nicht jedes PDF mit rechtlichem Inhalt automatisch eine QES. Zuerst muss geklärt werden, ob für die betreffende Erklärung überhaupt eine bestimmte Form vorgeschrieben ist.

• Ist die Erklärung formfrei, können je nach Zweck bereits eine E-Mail, eine einfache elektronische Signatur oder ein anderer nachvollziehbarer Zustimmungsprozess genügen.
• Wurde die Form nur vertraglich vereinbart, bestimmt die Vertragsklausel, welche Signatur oder Übermittlungsart akzeptiert wird.
• Verlangt deutsches Recht die Schriftform, kann sie nach § 126 Absatz 3 BGB grundsätzlich durch die elektronische Form ersetzt werden, sofern das Gesetz dies nicht ausschließt.
• Für diese elektronische Form verlangt § 126a BGB eine qualifizierte elektronische Signatur.

Die QES ist damit kein allgemeines Gütesiegel für wichtige PDF-Dateien. Sie erfüllt eine bestimmte rechtliche Funktion: Unter den einschlägigen Voraussetzungen kann sie die eigenhändige Unterschrift der gesetzlichen Schriftform ersetzen.

Wann eine QES tatsächlich gebraucht wird

Die Prüfung lässt sich in einer festen Reihenfolge durchführen. Der erste Schritt ist immer die Rechtsgrundlage oder Verfahrensvorgabe, nicht die Auswahl eines PDF-Programms.

1. Prüfe, ob Gesetz, Vertrag, Behörde oder Plattform eine Form vorgibt.
2. Steht dort lediglich Textform, ist eine QES normalerweise nicht erforderlich. Textform verlangt im deutschen Privatrecht eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger mit Nennung der erklärenden Person.
3. Steht dort Schriftform, prüfe, ob die elektronische Form zugelassen oder ausdrücklich ausgeschlossen ist.
4. Darf die Schriftform elektronisch ersetzt werden, ist für die elektronische Form nach deutschem Zivilrecht regelmäßig eine QES nötig.
5. Bei Behörden- oder Gerichtsverfahren ist zusätzlich das jeweilige Fachrecht maßgeblich. Ein signiertes PDF allein erfüllt nicht automatisch den vorgeschriebenen Übermittlungsweg.

Bei einem Vertrag müssen gegebenenfalls beide Parteien jeweils eine gleichlautende Ausfertigung qualifiziert elektronisch signieren. Ob dies erforderlich ist, hängt von der einschlägigen Formregel und der Art des Rechtsgeschäfts ab.

Gesetzlicher Ausschluss schlägt die technische Möglichkeit

Eine QES kann eine eigenhändige Unterschrift nur ersetzen, wenn die elektronische Form für die betreffende Erklärung erlaubt ist. Manche Vorschriften schließen sie ausdrücklich aus. Ein bekanntes Beispiel ist die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Auflösungsvertrag: § 623 BGB verlangt Schriftform und schließt die elektronische Form aus. Eine qualifiziert signierte PDF-Datei ersetzt dort den unterschriebenen Papierbrief nicht.

Auch bei weiteren Rechtsgeschäften gelten besondere Formanforderungen. Eine Bürgschaftserklärung ist beispielsweise nach § 766 BGB nicht ohne Weiteres elektronisch abzugeben. Für Testamente, notarielle Vorgänge und andere besonders formgebundene Erklärungen gelten wiederum eigene Regeln. Eine QES macht aus einem PDF weder eine notarielle Urkunde noch ein handschriftliches Testament.

Wer eine formbedürftige Erklärung abgeben möchte, sollte deshalb in der einschlägigen gesetzlichen Vorschrift auf Formulierungen wie schriftlich, elektronische Form, Textform, öffentlich beglaubigt oder notariell beurkundet achten. Für deutsche zivilrechtliche Erklärungen sind insbesondere §§ 126, 126a und 126b BGB die Ausgangspunkte. Bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist zusätzlich § 623 BGB zu beachten.

Was die qualifizierte Signatur von anderen PDF-Unterschriften unterscheidet

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet mehrere Stufen elektronischer Signaturen. Diese Stufen dürfen nicht allein nach dem sichtbaren Erscheinungsbild beurteilt werden, denn ein eingescanntes Namensbild kann genauso aussehen wie die Darstellung einer zertifikatsbasierten Signatur.

• Eine einfache elektronische Signatur kann etwa aus einem eingetippten Namen, einer eingefügten Unterschriftengrafik oder einer einfachen Bestätigung bestehen. Ihre Beweiswirkung hängt stark vom Verfahren und den Begleitumständen ab.
• Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht dessen Identifizierung und macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Sie ist trotzdem keine QES.
• Eine qualifizierte elektronische Signatur beruht auf einem qualifizierten Zertifikat und wird mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt. Das kann auch über einen qualifizierten Fernsignaturdienst erfolgen.

Artikel 25 Absatz 2 der eIDAS-Verordnung ordnet der QES die gleiche Rechtswirkung wie einer handschriftlichen Unterschrift zu. Daraus folgt jedoch nicht, dass jede gesetzliche Sonderform durch eine QES ersetzt werden darf. Nationale Formvorschriften und ausdrücklich geregelte Ausschlüsse bleiben zu berücksichtigen.

Behörden, Gerichte und Unternehmen können eigene Verfahrenswege vorgeben

In Verwaltungs- und Gerichtsverfahren reicht die rechtliche Signaturstufe allein möglicherweise nicht aus. Ein Verfahren kann zusätzlich ein bestimmtes Portal, ein sicheres elektronisches Postfach, ein zugelassenes Dateiformat oder eine festgelegte Übermittlungsart verlangen. Umgekehrt kann ein zugelassener sicherer Übermittlungsweg eine persönliche QES in bestimmten Verfahren entbehrlich machen.

Unternehmen dürfen eine QES außerdem als vertragliche oder organisatorische Anforderung festlegen, obwohl das zugrunde liegende Rechtsgeschäft gesetzlich formfrei wäre. Das betrifft beispielsweise geregelte Freigabeprozesse, Ausschreibungen oder besonders beweisrelevante Dokumente. Dann ist die QES praktisch erforderlich, um am vorgesehenen Prozess teilzunehmen, nicht zwingend aufgrund einer allgemeinen gesetzlichen Signaturpflicht.

Bei einem Behördenformular ist der passende Prüfpunkt die Verfahrensbeschreibung der zuständigen Behörde. Bei einem Vergabe- oder Unternehmensportal sind es die Teilnahmebedingungen und die dort bezeichnete Signaturstufe. Begriffe wie elektronische Signatur oder digitale Unterschrift reichen als Angabe nicht aus; gesucht werden sollte ausdrücklich nach einfacher, fortgeschrittener oder qualifizierter elektronischer Signatur.

Vor dem Signieren des PDFs diese vier Punkte klären

• Welche Form verlangt die maßgebliche Vorschrift oder Verfahrensregel: keine besondere Form, Textform, Schriftform oder eine strengere Form?
• Darf eine vorgeschriebene Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden?
• Verlangt der Empfänger eine QES und zusätzlich einen bestimmten Einreichungsweg?
• Stammen Zertifikat und Signaturverfahren von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, wenn wirklich eine QES gefordert ist?

Erst nach dieser Klärung sollte das PDF signiert werden. Ein gewöhnliches Zeichenwerkzeug in einem PDF-Reader, eine eingefügte Bilddatei der Unterschrift oder ein Signaturfeld ohne qualifiziertes Zertifikat erzeugt keine QES. Auch die Bezeichnung eines Programmbefehls als Signieren belegt die Signaturstufe nicht.

Das signierte PDF unverändert weitergeben

Nach dem Signieren sollten am PDF keine inhaltlichen Änderungen mehr vorgenommen werden. Zertifikatsbasierte Signaturen sind so angelegt, dass nachträgliche Veränderungen festgestellt werden können. Schon das erneute Bearbeiten, Zusammenführen oder Umwandeln kann die technische Prüfung beeinflussen oder eine neue Dokumentversion erzeugen.

Bewahre deshalb die signierte Originaldatei, den Einreichungsnachweis und gegebenenfalls die Bestätigung des Empfängers gemeinsam auf. Enthält das Dokument vertrauliche Angaben, ist ein lokaler Signaturweg oder ein sorgfältig ausgewählter qualifizierter Fernsignaturdienst einem beliebigen Online-PDF-Werkzeug vorzuziehen.

Die sichere Entscheidung für den jeweiligen Fall

Eine QES ist die richtige Wahl, wenn die elektronische Form eine zulässige gesetzliche Schriftform ersetzen soll oder ein bestimmtes Verfahren diese Signaturstufe verlangt. Sie ist nicht erforderlich, nur weil ein Vertrag wichtig ist oder als PDF versendet wird. Ist die elektronische Form ausgeschlossen, hilft selbst eine technisch einwandfreie QES nicht weiter; dann muss die vorgeschriebene Papier-, Beglaubigungs- oder Beurkundungsform eingehalten werden.

Bei hohen wirtschaftlichen Risiken, kurzen Fristen oder unklaren Sondervorschriften sollte die maßgebliche Formanforderung vor Abgabe fachkundig geprüft werden. Technische Signatursoftware kann ein Zertifikat anwenden, aber nicht entscheiden, welche Rechtsform für die Erklärung vorgeschrieben ist.