E-Rechnung mit DATEV: Welche Möglichkeiten haben kleine Unternehmen?

Kleine Unternehmen können E-Rechnungen im DATEV-Umfeld erstellen, empfangen, prüfen, an die Buchführung übergeben und gemeinsam mit der Steuerkanzlei verarbeiten. Welche Lösung passt, hängt vor allem davon ab, ob Rechnungen selbst geschrieben werden, welche DATEV-Anwendung bereits vorhanden ist und ob ZUGFeRD, XRechnung oder beide Formate benötigt werden. Der erste sinnvolle Schritt ist eine Bestandsaufnahme der eingesetzten DATEV-Produkte und ihrer freigeschalteten Funktionen.

Für PDF-Arbeitsabläufe ist eine Unterscheidung besonders wichtig: Eine ZUGFeRD-Rechnung kann als lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten vorliegen. Eine XRechnung ist dagegen grundsätzlich ein strukturierter XML-Datensatz und benötigt nicht zwingend eine PDF-Ansicht. Das bloße Speichern oder Versenden einer normalen PDF-Rechnung erzeugt noch keine E-Rechnung.

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Die DATEV-Möglichkeiten nach Aufgabe geordnet

DATEV ist für kleine Unternehmen kein einzelnes E-Rechnungsprogramm, sondern ein System aus Anwendungen und Übergabewegen. Je nach Ausgangslage kommen vor allem die folgenden Möglichkeiten infrage.

• Rechnungen erstellen: In dafür vorgesehenen DATEV-Lösungen zur Angebot- und Rechnungserstellung, etwa DATEV Auftragswesen next oder passenden DATEV-Mittelstand-Anwendungen, lassen sich Ausgangsrechnungen erzeugen. Ob das benötigte E-Rechnungsformat und das gewünschte Profil verfügbar sind, muss in der eingesetzten Produktversion geprüft werden.
• Eingangsrechnungen bereitstellen: DATEV Unternehmen online dient als digitale Verbindung zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei. Über die Belegfunktionen können Rechnungsunterlagen für die weitere Bearbeitung und Buchführung bereitgestellt werden.
• Rechnungen intern prüfen: Bei mehreren verantwortlichen Personen kann ein digitaler Freigabeprozess sinnvoll sein. DATEV Belegfreigabe online ist für solche Prüf- und Freigabeschritte vorgesehen, sofern die Anwendung eingerichtet und lizenziert ist.
• Daten in die Buchführung übernehmen: Strukturierte Rechnungsdaten können die Erfassung unterstützen. Eine automatische Auslesung ersetzt jedoch nicht die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnung.
• Mit der Steuerkanzlei zusammenarbeiten: Unternehmen können Belege und Buchführungsinformationen über die vereinbarte DATEV-Umgebung austauschen, statt Rechnungen gesammelt per E-Mail oder auf Papier zu übergeben.

Die genauen Produktnamen, Funktionen und Lizenzvoraussetzungen können sich verändern. Maßgeblich sind daher die Produktinformationen im DATEV Hilfe-Center sowie die in der eigenen DATEV-Anwendung angezeigten Ausgabe-, Import- und Belegfunktionen. Auch die Steuerkanzlei kann feststellen, welche Bestandteile für den gemeinsamen Prozess bereits eingerichtet sind.

ZUGFeRD oder XRechnung: Die PDF-Frage entscheidet mit

ZUGFeRD und XRechnung transportieren strukturierte Daten, unterscheiden sich aber deutlich in der sichtbaren Darstellung. Diese Differenz beeinflusst Versand, Prüfung und Ablage.

ZUGFeRD verbindet PDF-Ansicht und XML-Daten

Eine ZUGFeRD-Datei verwendet eine PDF/A-3-Datei als sichtbaren Beleg und bettet darin strukturierte XML-Daten ein. Menschen können die Rechnung wie ein PDF öffnen, während geeignete Buchhaltungssoftware die eingebetteten Daten verarbeitet. Für kleine Unternehmen ist das praktisch, wenn Kunden weiterhin eine lesbare PDF-Darstellung erwarten.

Das PDF darf nach der Erstellung nicht unbedacht mit einem beliebigen PDF-Drucker neu ausgegeben werden. Beim Drucken in eine neue PDF-Datei oder bei ungeeigneter Bearbeitung kann die eingebettete XML-Datei verloren gehen. Übrig bleibt dann möglicherweise eine optisch identische PDF-Rechnung, die von der Buchhaltungssoftware nicht mehr als E-Rechnung erkannt wird.

XRechnung ist nicht auf eine PDF-Datei angewiesen

Die XRechnung besteht im Kern aus strukturierten XML-Daten. Eine Software kann daraus eine lesbare Ansicht erzeugen, doch diese Ansicht ist nicht automatisch das maßgebliche Original. Wird zusätzlich ein PDF gespeichert, muss im Arbeitsablauf klar bleiben, welche Datei die eigentliche Rechnung und welche lediglich eine Visualisierung ist.

Wer Rechnungen an Kunden mit vorgegebenem Empfangskanal sendet, sollte das verlangte Format, das zulässige Profil und den Übertragungsweg vorab klären. Die DATEV-Ausgabe muss zu diesen Anforderungen passen; ein PDF-Anhang ist kein Ersatz für eine verlangte XML-Datei.

Welcher DATEV-Weg passt zum kleinen Unternehmen?

Die Auswahl lässt sich über vier typische Ausgangslagen eingrenzen.

1. Das Unternehmen schreibt nur wenige Rechnungen: Eine schlanke Rechnungserstellung mit passender DATEV-Anbindung kann ausreichen. Zu prüfen sind E-Rechnungsausgabe, benötigtes Format, Kundenstammdaten und Übergabe an die Kanzlei.
2. DATEV Unternehmen online wird bereits genutzt: Dann sollte der vorhandene Belegprozess erweitert werden, statt eine zweite, unverbundene Ablage aufzubauen. Entscheidend ist, wie E-Mail-Eingänge, Upload, Prüfung und Buchungsübergabe in der bestehenden Umgebung organisiert sind.
3. Mehrere Personen prüfen Rechnungen: Ein geregelter Freigabeworkflow verhindert, dass XML-Datei, PDF-Ansicht und Freigabestatus in verschiedenen Postfächern auseinanderlaufen. Dafür kommt eine DATEV-Freigabelösung oder ein angebundenes Vorsystem infrage.
4. Ein Warenwirtschafts- oder Rechnungssystem bleibt führend: Das Fremdsystem kann E-Rechnungen erzeugen oder empfangen und Daten anschließend an DATEV übergeben. Vor der Einführung muss getestet werden, ob strukturierte Daten, Belegbild, Buchungssätze und eindeutige Rechnungszuordnung vollständig ankommen.

Ein Wechsel der gesamten Buchhaltungssoftware ist nicht automatisch nötig. Häufig ist ein sauber definierter Übergabepunkt zwischen dem vorhandenen Rechnungssystem, DATEV und der Steuerkanzlei wirtschaftlicher. Je mehr Systeme beteiligt sind, desto wichtiger wird ein Test mit echten, aber datenschutzgerecht ausgewählten Rechnungsfällen.

Ein belastbarer Ablauf für Eingangsrechnungen

Der Rechnungseingang sollte die Originaldatei erhalten und jede weitere Verarbeitung nachvollziehbar daran anknüpfen. Ein geeigneter Ablauf sieht so aus:

1. Die E-Rechnung trifft über das vereinbarte Postfach, Portal oder Übertragungssystem ein.
2. Die Originaldatei wird ohne Umwandlung übernommen. Bei ZUGFeRD ist das die PDF-Datei einschließlich eingebetteter XML-Daten; bei XRechnung regelmäßig die XML-Datei.
3. Das System prüft, ob die Datei technisch lesbar ist. Inhaltliche Pflichtangaben, Beträge, Leistungsbezug und Bankverbindung werden zusätzlich fachlich geprüft.
4. Die Rechnung wird der zuständigen Person zur Freigabe zugeordnet, wenn ein Freigabeprozess vorgesehen ist.
5. Beleg und strukturierte Daten werden an die DATEV-Buchführung beziehungsweise an die Steuerkanzlei übergeben.
6. Das Unternehmen bewahrt das empfangene Original in der dafür vorgesehenen Ablage auf. Eine erzeugte PDF-Ansicht kann ergänzend dienen, ersetzt aber bei einer XML-Rechnung nicht den ursprünglichen Datensatz.

Wenn DATEV eine Rechnung nicht als strukturierten Beleg erkennt, sollte zuerst die unveränderte Originaldatei geprüft werden. Funktioniert diese, liegt der Fehler eher in einer zwischenzeitlichen Konvertierung, einem Importweg oder der Zuordnung. Wird bereits das Original nicht erkannt, sind Format, Profil und technische Gültigkeit mit der vorgesehenen DATEV-Importfunktion beziehungsweise dem Absender zu klären.

Ausgangsrechnungen vor dem ersten Versand testen

Vor dem Regelbetrieb sollte eine erzeugte DATEV-E-Rechnung nicht nur optisch geöffnet werden. Entscheidend ist, ob ein geeignetes Prüfwerkzeug die strukturierten Daten erkennt und ob Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuerangaben, Zahlungsdaten sowie Käufer- und Verkäuferinformationen mit der sichtbaren Darstellung übereinstimmen.

• Bei ZUGFeRD muss die XML-Datei weiterhin im PDF eingebettet sein.
• Bei XRechnung muss der Empfänger den verwendeten Datensatz und Übertragungsweg akzeptieren.
• Eine nachträgliche PDF-Bearbeitung darf den E-Rechnungsbestandteil nicht entfernen oder Widersprüche zwischen Ansicht und Daten erzeugen.
• Der DATEV-Import beziehungsweise die Übergabe an die Buchführung muss Beleg und Rechnungsdaten eindeutig zusammenführen.
• Storno, Korrekturrechnung und Gutschrift sollten ebenfalls im gewählten Ablauf erprobt werden.

Für den Test eignet sich eine Rechnung mit wenigen Positionen und leicht überprüfbaren Beträgen. Sie sollte zunächst an einen internen Testempfänger oder in eine abgestimmte Testumgebung gehen. Erst wenn Darstellung, strukturierte Werte und DATEV-Weiterverarbeitung übereinstimmen, sollte der Ablauf für alle Ausgangsrechnungen verwendet werden.

PDF-Export ist nützlich, aber nicht immer das Original

Eine lesbare PDF-Ausgabe bleibt für interne Kontrolle, Rückfragen und manche Geschäftspartner hilfreich. Sie darf jedoch nicht mit der strukturierten E-Rechnung verwechselt werden. Bei ZUGFeRD können Ansicht und Datensatz Bestandteile derselben PDF/A-3-Datei sein. Bei einer XRechnung ist eine zusätzlich erzeugte PDF-Datei in der Regel nur eine Darstellung des XML-Inhalts.

Vertrauliche Rechnungen sollten nicht ohne Prüfung in öffentliche PDF- oder XML-Konverter hochgeladen werden. Lokale DATEV-Funktionen, ein betrieblich freigegebenes System oder der abgestimmte Kanzleiweg vermeiden, dass Rechnungs-, Konto- und Kundendaten an einen unbekannten Dienst gelangen.

Die Entscheidung für den passenden DATEV-Prozess

Ein kleines Unternehmen mit DATEV sollte zuerst festlegen, welches System die Rechnung erzeugt oder empfängt. Danach werden Format, Freigabe, Buchungsübergabe und Aufbewahrung als zusammenhängender Ablauf eingerichtet. DATEV Unternehmen online eignet sich vor allem für die digitale Zusammenarbeit und Belegübergabe; Lösungen wie DATEV Auftragswesen next oder passende Mittelstandsanwendungen kommen für die Rechnungserstellung infrage. Bei angebundenen Fremdsystemen entscheidet die Qualität der Schnittstelle.

Der wichtigste technische Kontrollpunkt bleibt die Originaldatei: ZUGFeRD muss seine eingebetteten Daten behalten, während bei XRechnung die XML-Datei nicht durch eine bloße PDF-Ansicht ersetzt werden darf. Sind Produktversion, Lizenzumfang oder unterstütztes Rechnungsprofil unklar, geben die jeweilige Produktdokumentation im DATEV Hilfe-Center und die mit der Steuerkanzlei eingerichtete DATEV-Umgebung den verlässlichen Prüfrahmen vor.