E-Rechnung ab 2027: Welche Unternehmen jetzt ihre Software umstellen müssen

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ihre Rechnungssoftware für inländische B2B-Umsätze spätestens zum 1. Januar 2027 auf die Ausgabe strukturierter E-Rechnungen vorbereiten. Ein per E-Mail verschicktes PDF genügt dafür grundsätzlich nicht. Unternehmen bis zu dieser Umsatzgrenze erhalten für die Ausstellung noch bis Ende 2027 eine Übergangsfrist, müssen E-Rechnungen aber bereits empfangen und verarbeiten können.

Für die technische Umstellung sind vor allem zwei Formate relevant: eine reine XML-Rechnung wie die XRechnung und ein hybrides ZUGFeRD-Dokument, bei dem eine menschenlesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten verbunden ist. Wer heute ausschließlich normale PDFs erzeugt, sollte nicht nur den Export austauschen, sondern den gesamten Weg von den Stammdaten bis zur Buchhaltung prüfen.

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Welche Unternehmen 2027 von der Ausgabepflicht erfasst werden

Die Pflicht betrifft steuerbare Umsätze zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind. Maßgeblich ist nicht die Rechtsform: Eine GmbH, Personengesellschaft oder ein Einzelunternehmen kann gleichermaßen betroffen sein. Für die Übergangsregel des Jahres 2027 zählt der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr.

• Lag der maßgebliche Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, müssen Rechnungen für erfasste inländische B2B-Umsätze ab 2027 grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden.
• Lag der Vorjahresumsatz höchstens bei 800.000 Euro, dürfen während des Jahres 2027 unter den gesetzlichen Übergangsbedingungen noch sonstige Rechnungen verwendet werden. Dazu gehört auch eine herkömmliche PDF-Rechnung.
• Spätestens ab 2028 endet diese umsatzbezogene Übergangsregel. Dann greift die Ausstellungspflicht grundsätzlich auch bei kleineren Unternehmen, soweit keine gesetzliche Ausnahme vorliegt.

Die Schwelle verschiebt lediglich den Zeitpunkt der verpflichtenden Ausstellung. Sie hebt die bereits bestehende Fähigkeit zum Empfang von E-Rechnungen nicht auf. Ein Betrieb, der selbst erst ab 2028 strukturiert ausstellen muss, kann schon vorher eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung von einem Lieferanten erhalten.

Eine normale PDF-Datei erfüllt die Anforderung nicht

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine bildhafte PDF-Rechnung enthält zwar lesbaren Text, aber nicht automatisch normgerecht strukturierte Rechnungsdaten. Auch Texterkennung oder das Auslesen einzelner PDF-Felder macht aus ihr nicht nachträglich eine gesetzlich passende E-Rechnung.

Bei ZUGFeRD ist die PDF-Datei nur ein Bestandteil des Dokuments. Die entscheidenden Rechnungsinformationen liegen zusätzlich als eingebettete XML-Daten vor. Das verwendete ZUGFeRD-Profil muss die steuerlichen Anforderungen und die einschlägige europäische Norm für elektronische Rechnungen erfüllen. Eine beliebige XML-Datei im PDF-Anhang reicht nicht.

Die XRechnung besteht dagegen im Kern aus strukturierten XML-Daten und besitzt nicht zwingend eine integrierte visuelle PDF-Ansicht. Rechnungsprogramme sollten solche Dateien deshalb sowohl technisch prüfen als auch für Beschäftigte lesbar darstellen können.

Diese Softwaresysteme gehören in die Umstellungsprüfung

Die Rechnung entsteht häufig nicht in einem einzigen Programm. Kundendaten kommen beispielsweise aus einem ERP- oder Warenwirtschaftssystem, Leistungsdaten aus einer Branchenanwendung und Buchungssätze aus der Finanzbuchhaltung. Eine isolierte PDF-Exportfunktion löst die Aufgabe nur dann, wenn alle benötigten strukturierten Daten vollständig und korrekt übergeben werden.

1. Rechnungserstellung: Prüfen Sie, ob das führende System XRechnung oder ein normgerechtes ZUGFeRD-Profil ausgeben kann. Die Funktion sollte als regulärer Rechnungsexport verfügbar sein und nicht nur über einen manuellen Umweg.
2. Stammdaten: Kontrollieren Sie Pflichtangaben wie Firmenanschrift, Steuerdaten, Zahlungsinformationen, Mengeneinheiten und Empfängerkennungen. Freitext in einer PDF-Vorlage ersetzt kein korrekt befülltes Datenfeld.
3. Schnittstellen: Klären Sie, ob Shop, Warenwirtschaft, Zeiterfassung und Buchhaltung die strukturierten Werte unverändert übertragen. Besonders kritisch sind Rundungen, Steuerarten, Gutschriften und mehrere Steuersätze.
4. Eingangsrechnungen: Das System muss XML-Daten importieren, anzeigen und auf formale Fehler prüfen können. Ein gemeinsames E-Mail-Postfach kann als Empfangsweg dienen, ersetzt aber nicht die Verarbeitung in der Buchhaltung.
5. Archivierung und Nachvollziehbarkeit: Bewahren Sie die empfangene oder versandte E-Rechnung in ihrer maßgeblichen Originalform auf. Bei einem hybriden Format darf die eingebettete XML-Komponente nicht beim Speichern, Freigeben oder Archivieren verloren gehen.

Entscheidungsroute für die Umstellung

Die passende Priorität ergibt sich aus Umsatz, Kundenstruktur und vorhandenem Softwarestand. Mit dieser Reihenfolge lässt sich der Handlungsbedarf abgrenzen:

1. Ermitteln Sie, ob Sie Rechnungen über inländische Umsätze an andere Unternehmen ausstellen. Reine Privatkundenrechnungen fallen nicht unter diese B2B-Pflicht.
2. Prüfen Sie den Gesamtumsatz des für die Übergangsregel maßgeblichen Vorjahres. Liegt er über 800.000 Euro, darf die Ausgabe strukturierter Rechnungen nicht erst für 2028 eingeplant werden.
3. Lassen Sie sich vom Softwareanbieter die unterstützten Formate, ZUGFeRD-Profile und den Bezug zur EN 16931 benennen. Die Aussage, das Programm könne PDF-Rechnungen erzeugen, ist nicht ausreichend.
4. Exportieren Sie mehrere typische Belege: eine Standardrechnung, eine Rechnung mit verschiedenen Steuersätzen sowie eine Gutschrift, sofern diese Fälle im Betrieb vorkommen.
5. Validieren Sie die erzeugten Dateien und importieren Sie sie testweise in die empfangende Buchhaltungssoftware. Stimmen XML-Daten, sichtbare Darstellung und Buchungswerte überein, ist der technische Weg belastbar vorbereitet.

Wenn das vorhandene System nur Layout-PDFs erzeugt, kommen je nach Aufbau ein Softwaremodul, ein Update, eine kompatible Schnittstelle oder ein Wechsel der Rechnungsanwendung infrage. Für vertrauliche Rechnungsdaten sollte außerdem geklärt werden, wo ein externer Konvertierungsdienst die Dateien verarbeitet und speichert. Ein lokaler oder vertraglich kontrollierter Prozess bietet mehr Kontrolle als ein frei zugänglicher Online-Konverter.

Ausnahmen nicht mit der Übergangsfrist verwechseln

Nicht jeder Beleg muss als strukturierte E-Rechnung ausgegeben werden. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für Kleinunternehmer besteht ebenfalls eine gesetzliche Ausnahme von der Ausstellungspflicht; E-Rechnungen empfangen können müssen sie dennoch.

Eine Ausnahme sollte in der Software nicht pauschal für sämtliche Kunden hinterlegt werden. Entscheidend sind der einzelne Umsatz, die Unternehmereigenschaft und der Inlandsbezug. Wer sowohl Privat- als auch Geschäftskunden abrechnet, benötigt eine verlässliche Zuordnung, damit das System je nach Vorgang das passende Rechnungsformat erzeugt.

Woran eine einsatzfähige Lösung zu erkennen ist

Eine geeignete Rechnungssoftware erzeugt nicht lediglich eine XML-Datei, sondern bildet den vollständigen Prozess ab. Sie übernimmt Rechnungsdaten aus dem führenden System, prüft Pflichtfelder, erstellt das gewählte Format, verhindert unbemerkte Änderungen und stellt eingehende Datensätze lesbar dar. Fehler müssen einem Beleg zugeordnet und korrigiert werden können.

Für die Abnahme sollten Unternehmen nicht nur eine optisch richtige PDF-Ansicht betrachten. Der aussagekräftige Test besteht aus Export, technischer Validierung, Versand, Import beim Empfänger und Abgleich der Buchungswerte. Bei ZUGFeRD ist zusätzlich zu prüfen, ob die XML-Datei nach Versand und Archivierung weiterhin im PDF eingebettet ist.

Die rechtliche Einordnung lässt sich anhand der Regelungen zur E-Rechnung in § 14 Umsatzsteuergesetz und der Übergangsbestimmungen in § 27 Umsatzsteuergesetz prüfen. Für Detailfragen zu Umsätzen, Ausnahmen und zulässigen Formaten sind die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums zur obligatorischen E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich der maßgebliche Prüfpunkt. Softwarefunktionen sollten dagegen anhand der Versionsdokumentation des jeweiligen ERP-, Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramms kontrolliert werden.

Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze sollten den Produktivtest deutlich vor Beginn des Jahres 2027 abschließen. Kleinere Betriebe können die längere Ausgabefrist nutzen, sollten ihre Systeme aber nicht auf den reinen PDF-Versand beschränken: Der verpflichtende Empfang und die allgemeine Umstellung ab 2028 machen strukturierte Rechnungsdaten auch für sie zu einer notwendigen Softwarefunktion.