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Für eine akzeptierte PDF/A-Datei musst du zuerst die verlangte Variante klären, das Dokument mit einem passenden PDF/A-Profil exportieren und das Ergebnis anschließend validieren. Eine Datei ist nicht schon deshalb normgerecht, weil ihr Name auf „.pdf“ endet oder in den Eigenschaften PDF/A genannt wird. Maßgeblich ist eine technische Konformitätsprüfung des fertigen Dokuments.
Frage bei der empfangenden Behörde, dem Archiv oder Auftraggeber nach der vollständigen Bezeichnung, etwa PDF/A-1b oder PDF/A-2u. Ist nur allgemein von PDF/A die Rede, solltest du keine Variante auf Verdacht wählen: PDF/A-3 erlaubt beispielsweise eingebettete Dateien, wird aber nicht von jedem Annahmesystem akzeptiert.
Welche PDF/A-Variante verlangt wird
PDF/A ist eine Familie von ISO-Standards für langfristig reproduzierbare Dokumente. Die Teile PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4 unterscheiden sich technisch. Zusätzlich kennzeichnen Konformitätsstufen, welche Anforderungen über die reine visuelle Wiedergabe hinaus erfüllt werden.
- PDF/A-1 ist eine ältere, restriktive Variante. Sie wird in vielen etablierten Archivabläufen weiterhin ausdrücklich gefordert.
- PDF/A-2 unterstützt neuere PDF-Funktionen und kann andere PDF/A-Dateien einbetten. Es ist nicht automatisch ein Ersatz, wenn die Annahmestelle PDF/A-1 verlangt.
- PDF/A-3 kann beliebige Dateitypen als Anlagen enthalten. Diese Möglichkeit wird unter anderem für strukturierte Rechnungsdaten genutzt, bedeutet aber nicht, dass jedes Portal solche Dateien annimmt.
- PDF/A-4 beruht auf einer neueren PDF-Grundlage. Ob es zulässig ist, hängt vom Archiv- oder Übermittlungsverfahren ab.
Bei den verbreiteten Stufen steht „b“ vor allem für eine zuverlässig reproduzierbare Darstellung. „u“ ergänzt Anforderungen an die Unicode-Zuordnung von Text. „a“ verlangt darüber hinaus eine logische Dokumentstruktur. Die Buchstaben sind nicht bei jedem Teil der PDF/A-Familie identisch verfügbar. Übernimm daher die vollständige Vorgabe und nicht nur den Buchstaben.
Aus dem Ausgangsdokument eine PDF/A-Datei erzeugen
Am zuverlässigsten entsteht PDF/A direkt aus der bearbeitbaren Originaldatei. Dabei kann das Exportprogramm Schriften, Farben, Metadaten und Dokumentstruktur kontrollierter verarbeiten als bei einer nachträglichen Umwandlung einer bereits fertigen PDF.
Bereinige das Ausgangsdokument. Prüfe fehlende Bilder, ersetzte Schriften, Kommentare, Formularfunktionen und Dateianlagen, die in der geforderten PDF/A-Variante nicht zulässig oder nicht erwünscht sind.
Öffne den PDF-Export der verwendeten Anwendung und aktiviere ausdrücklich PDF/A beziehungsweise die geforderte ISO-19005-Variante. Ein normaler PDF-Export oder der Druck über einen PDF-Drucker erzeugt nicht zuverlässig PDF/A.
Wähle genau den geforderten Teil und die verlangte Konformitätsstufe. Fehlt diese Auswahl, kann das Programm möglicherweise nur eine bestimmte PDF/A-Ausgabe erzeugen.
Speichere die Archivdatei unter einem neuen Namen. So bleibt das Original für Korrekturen erhalten.
Öffne die exportierte Datei und kontrolliere Seitenzahl, Schriften, Sonderzeichen, Bilder, Transparenzen und Verknüpfungen. Führe danach eine technische Validierung durch.
Microsoft Word und andere Office-Programme
Desktop-Versionen von Microsoft Word können beim PDF-Export je nach Ausgabe und Plattform eine Option für ISO 19005 beziehungsweise PDF/A anbieten. Öffne die Export- oder Speicheroptionen für PDF und suche dort nach einer entsprechenden ISO-19005-Einstellung. Prüfe danach unbedingt, welche PDF/A-Variante tatsächlich erzeugt wurde; die Auswahlmöglichkeiten unterscheiden sich zwischen Programmversionen.
LibreOffice bietet im PDF-Export eine PDF/A-Auswahl und kann je nach Version mehrere Varianten bereitstellen. Wähle nicht einfach die höchste angezeigte Versionsnummer, sondern die vom Empfänger geforderte. Bei beiden Programmen ist der direkte Export dem Umweg über „Drucken als PDF“ vorzuziehen.
Adobe Acrobat Pro und vorhandene PDF-Dateien
In Adobe Acrobat Pro lässt sich eine vorhandene PDF über die Werkzeuge für Standards beziehungsweise die Preflight-Funktion prüfen und in ein ausgewähltes PDF/A-Profil umwandeln. Die Bezeichnungen und Positionen der Werkzeuge können sich zwischen Acrobat-Versionen unterscheiden. Suche in den Werkzeugen nach „Preflight“, wähle dort ein Profil für die geforderte PDF/A-Variante und speichere das Ergebnis als neue Datei.
Eine Umwandlung kann Inhalte verändern. Nicht eingebettete Schriften müssen ersetzt oder eingebettet, unzulässige Transparenzen verarbeitet und aktive Funktionen entfernt werden. Vergleiche die konvertierte Datei deshalb visuell mit dem Ausgangsdokument. Bei wichtigen Unterlagen ist eine Korrektur im Ursprungsprogramm meist sauberer als eine umfangreiche Reparatur der fertigen PDF.
Konformität statt Dateieigenschaft prüfen
Eine belastbare Prüfung untersucht die gesamte Datei gegen ein festgelegtes PDF/A-Profil. Der PDF-Betrachter kann zwar einen Hinweis auf den PDF/A-Modus anzeigen, doch dieser Hinweis allein ist kein vollständiger Validierungsbericht.
Geeignete Prüfwege sind die Preflight-Prüfung in Adobe Acrobat Pro und ein spezialisierter Validator wie veraPDF. Wähle im Prüfwerkzeug dasselbe Profil, das der Empfänger verlangt. Ein Ergebnis für PDF/A-2b beantwortet nicht die Frage, ob die Datei PDF/A-1b erfüllt.
Lade oder öffne ausschließlich die fertig zu übermittelnde Datei im Prüfwerkzeug.
Stelle das verlangte PDF/A-Profil ein oder lasse das Werkzeug die beanspruchte Variante erkennen.
Starte die vollständige Prüfung und speichere den Bericht, wenn du die Konformität später nachweisen musst.
Kontrolliere, ob das Ergebnis ausdrücklich Konformität bestätigt. Warnungen sind von tatsächlichen Regelverletzungen zu unterscheiden.
Öffne genau diese geprüfte Datei nochmals visuell. Stimmen Seitenzahl, Text, Bilder und Sonderzeichen, ist sie für die Übermittlung vorbereitet.
Bei vertraulichen Dokumenten ist eine lokale Prüfung vorzuziehen. Ein Online-Validator erhält Zugriff auf die hochgeladene Datei; sensible Personal-, Gesundheits-, Vertrags- oder Geschäftsdaten sollten nicht ohne geprüfte Datenschutz- und Löschbedingungen übermittelt werden.
Typische Validierungsfehler richtig beheben
Der Prüfbericht sollte die weitere Vorgehensweise bestimmen. Wiederholtes Exportieren mit unveränderten Einstellungen hilft selten, wenn dieselbe technische Regel verletzt bleibt.
Schrift nicht eingebettet: Exportiere erneut aus dem Original und aktiviere die Einbettung der Schriften. Erlaubt die verwendete Schrift keine Einbettung, ersetze sie im Ausgangsdokument durch eine geeignete Schrift. Eine bloße Umbenennung der Datei behebt den Fehler nicht.
Unzulässige Verschlüsselung: PDF/A erlaubt keine Verschlüsselung. Entferne den Passwortschutz nur, wenn du dazu berechtigt bist, und exportiere anschließend neu. Benötigt der Übermittlungsweg Vertraulichkeit, muss sie außerhalb der PDF/A-Datei hergestellt werden, etwa durch ein geschütztes Übertragungsverfahren.
Farbprofil oder Ausgabebedingung fehlt: Verwende beim erneuten Export eine PDF/A-Vorgabe, die ein geeignetes Ausgabeprofil einbindet. Ein beliebiger Wechsel des Farbprofils kann die Darstellung verändern, weshalb danach eine Sichtprüfung nötig ist.
Transparenz oder unzulässige PDF-Funktion: Prüfe, ob du versehentlich eine ältere PDF/A-Variante gewählt hast. Ist diese Variante vorgeschrieben, muss die Funktion normgerecht verarbeitet oder im Ausgangsdokument entfernt werden.
Struktur- oder Unicode-Fehler: Diese Meldungen treten besonders bei höheren Konformitätsanforderungen auf. Korrigiere Überschriftenstruktur, Lesereihenfolge, Alternativtexte oder Zeichenkodierung möglichst im Ursprungsprogramm und exportiere erneut.
Besteht die Datei aus eingescannten Seiten, macht eine Texterkennung den Inhalt durchsuchbar, aber nicht automatisch PDF/A-konform. Umgekehrt kann ein bildbasiertes Dokument je nach geforderter Stufe technisch PDF/A-konform sein, obwohl kein durchsuchbarer Text vorhanden ist. Archivvorgaben können OCR zusätzlich verlangen.
Erfolgskontrolle vor der Abgabe
Die richtige Reihenfolge lautet: Empfängervorgabe festhalten, direkt mit passendem Profil exportieren, technisch validieren und zuletzt die geprüfte Datei übermitteln. Ändere sie nach erfolgreicher Prüfung nicht mehr. Schon nachträgliches Bearbeiten, erneutes Speichern oder Signieren kann die zuvor bestätigte Konformität beeinflussen.
Lehnt ein Portal eine validierte Datei dennoch ab, vergleiche dessen Vorgabe mit dem Prüfprofil. Häufig verlangt das Verfahren eine engere Variante, begrenzt Dateigröße oder Anlagen oder prüft zusätzliche Eigenschaften, die nicht Bestandteil der PDF/A-Norm sind. Der Validierungsbericht hilft dann, PDF/A-Fehler von verfahrensspezifischen Annahmeregeln zu trennen.
Fragen zu besonderen PDF/A-Fällen
Kann eine PDF/A-Datei digital signiert werden?
Eine digitale Signatur kann mit PDF/A vereinbar sein, sofern Datei, Signatur und verwendetes Werkzeug die Anforderungen einhalten. Die Reihenfolge ist wichtig: Eine spätere Konvertierung verändert die signierten Daten und macht eine vorhandene Signatur in der Regel ungültig. Erzeuge und validiere daher zuerst PDF/A, signiere danach im vorgesehenen Verfahren und prüfe das Endergebnis erneut.
Darf eine PDF/A-Datei zusätzlich mit einem Passwort geschützt werden?
Nein, eine verschlüsselte beziehungsweise passwortgeschützte PDF erfüllt PDF/A nicht. Soll der Inhalt vertraulich übertragen werden, nutze einen sicheren Übertragungskanal oder einen zulässigen äußeren Container. Das Archivdokument selbst bleibt unverschlüsselt.
Warum melden zwei Validatoren unterschiedliche Ergebnisse?
Abweichungen können durch unterschiedliche Prüfprofile, Programmversionen oder die Behandlung von Warnungen entstehen. Kontrolliere zuerst, ob beide Werkzeuge wirklich denselben PDF/A-Teil und dieselbe Konformitätsstufe prüfen. Für die Abgabe ist zusätzlich maßgeblich, welches Profil oder Prüfwerkzeug die empfangende Stelle in ihren Verfahrenshinweisen nennt.