E-Rechnung für Vermieter: Wann gelten die neuen Anforderungen?

Für Vermieter gelten die Vorgaben zur E-Rechnung nicht automatisch bei jedem Mietverhältnis. Maßgeblich ist, ob eine in Deutschland steuerbare Leistung zwischen inländischen Unternehmern abgerechnet wird und ob die Vermietungsleistung umsatzsteuerpflichtig ist. Besonders relevant ist die Umstellung deshalb bei umsatzsteuerpflichtig vermieteten Gewerberäumen. Eine gewöhnliche PDF-Datei ist dafür auf Dauer nicht ausreichend.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen bestehen Übergangsfristen: Andere Rechnungsformate dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch bis Ende 2026 verwendet werden. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit grundsätzlich bis Ende 2027. Spätestens ab 2028 greift die reguläre Ausstellungspflicht, soweit keine gesetzliche Ausnahme vorliegt. Rechtsgrundlage sind insbesondere § 14 und die Übergangsregelungen in § 27 Umsatzsteuergesetz.

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ENTSCHEIDENDE ABGRENZUNG: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Erforderlich ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.

Welche Vermietungen von der Pflicht erfasst werden

Bei privat vermietetem Wohnraum besteht normalerweise keine Pflicht, dem Mieter eine E-Rechnung auszustellen. Wohnraummiete ist regelmäßig umsatzsteuerfrei, und der Mieter handelt typischerweise als Privatperson. Die Regeln für inländische Umsätze zwischen Unternehmern greifen in dieser Konstellation nicht.

Anders kann es bei Geschäfts-, Büro-, Lager- oder Praxisräumen aussehen. Hat der Vermieter wirksam zur Umsatzsteuer optiert und wird die Miete mit Umsatzsteuer gegenüber einem unternehmerischen Mieter abgerechnet, liegt grundsätzlich ein B2B-Umsatz vor. Dann muss geprüft werden, ab welchem Zeitpunkt der Vermieter eine strukturierte E-Rechnung ausstellen muss.

Die Bezeichnung des Objekts allein entscheidet nicht. Ein gewerblich genutzter Raum führt nicht automatisch zu einer umsatzsteuerpflichtigen Vermietung. Ausschlaggebend sind die steuerliche Behandlung des Mietverhältnisses, der Status beider Vertragsparteien und die Voraussetzungen der Option zur Umsatzsteuer.

• Wohnung an eine Privatperson: im Regelfall keine E-Rechnungspflicht.
• Umsatzsteuerfreie Vermietung an ein Unternehmen: für die steuerfreie Leistung besteht regelmäßig keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.
• Geschäftsraum mit ausgewiesener Umsatzsteuer an einen inländischen Unternehmer: grundsätzlich vom B2B-System erfasst.
• Vermietung mit Auslandsbezug: gesondert prüfen, weil die deutsche Pflicht an die Ansässigkeit der beteiligten Unternehmer und die umsatzsteuerliche Einordnung anknüpft.

Die Fristen in der richtigen Reihenfolge

Empfangs- und Ausstellungspflicht beginnen nicht zwingend zum gleichen Zeitpunkt. Vermieter sollten die folgenden Stufen getrennt betrachten:

1. Seit 1. Januar 2025: Ein inländischer Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können, wenn ein Lieferant oder Dienstleister sie für einen erfassten Umsatz sendet. Eine Zustimmung zum elektronischen Format ist dafür nicht mehr erforderlich. Ein E-Mail-Postfach kann als Übermittlungsweg genügen, sofern die angehängte strukturierte Datei sicher verarbeitet und aufbewahrt wird.
2. Bis 31. Dezember 2026: Für die Ausstellung dürfen unter den Übergangsbedingungen weiterhin Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers sonstige elektronische Rechnungen wie einfache PDF-Dateien genutzt werden.
3. Im Jahr 2027: Die verlängerte Übergangsregel kann insbesondere für Rechnungsaussteller gelten, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. Der maßgebliche Umsatz bezieht sich auf den Rechnungsaussteller und nicht nur auf die Mieteinnahmen eines einzelnen Objekts.
4. Ab 1. Januar 2028: Für erfasste inländische B2B-Umsätze ist grundsätzlich ein zulässiges strukturiertes E-Rechnungsformat erforderlich, sofern keine Ausnahme eingreift.

Für die verbindliche Einordnung des eigenen Mietverhältnisses sollten Vermieter die geltende Fassung von § 14 und § 27 UStG sowie die Anwendungshinweise des Bundesfinanzministeriums heranziehen. Das ist vor allem wichtig, wenn mehrere Unternehmen, eine Organschaft, ausländische Beteiligte oder unterschiedliche steuerliche Behandlungen innerhalb eines Objekts zusammentreffen.

Warum ein normales Rechnungs-PDF nicht genügt

Ein PDF bildet Rechnungsangaben in erster Linie visuell ab. Selbst wenn Betrag, Umsatzsteuer und Rechnungsnummer maschinell aus dem Dokument gelesen werden können, besitzt eine gewöhnliche PDF-Datei nicht die vorgeschriebene strukturierte Datenauszeichnung.

Geeignet sind beispielsweise Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis kommen vor allem zwei Ausprägungen infrage:

• XRechnung: Die Rechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Eine eigenständige PDF-Ansicht gehört nicht zwingend zur Datei; für die lesbare Darstellung wird ein Viewer benötigt.
• ZUGFeRD: Ein PDF/A-3-Dokument enthält zusätzlich eine eingebettete XML-Datei. Nur ein normgerechtes Profil mit vollständigen und übereinstimmenden Rechnungsdaten erfüllt die Anforderungen. Ein PDF mit beliebigem XML-Anhang reicht nicht.

Für Vermieter kann ZUGFeRD praktisch sein, weil der Mieter eine gewohnte PDF-Ansicht erhält und seine Buchhaltung zugleich die strukturierten Daten einlesen kann. Entscheidend ist jedoch nicht die sichtbare Gestaltung, sondern der normgerechte Datensatz.

Mietvertrag, Dauerrechnung und Nebenkosten

Bei laufenden Mietverhältnissen ersetzt ein Mietvertrag häufig die monatliche Einzelrechnung, wenn er alle erforderlichen Rechnungsangaben enthält und zusammen mit ergänzenden Unterlagen eindeutig als Dauerrechnung funktioniert. Die E-Rechnungsvorgaben verändern diese umsatzsteuerliche Prüfung nicht, wirken sich aber auf das benötigte elektronische Format aus, sobald eine Ausstellungspflicht besteht.

Für Dauerschuldverhältnisse sehen die umsatzsteuerlichen Anwendungshinweise Erleichterungen vor. Dennoch sollte nicht eigenständig angenommen werden, ein alter Mietvertrag mit Umsatzsteuerausweis erfülle dauerhaft jede neue Formanforderung. Änderungen der Miete, der Umsatzsteuer, des Leistungsempfängers oder der Vertragsparteien können eine neue oder angepasste Rechnung erforderlich machen.

Auch Nebenkostenabrechnungen sind nicht allein wegen ihrer Bezeichnung von den Vorgaben ausgenommen. Bei umsatzsteuerpflichtiger Gewerbevermietung folgt ihre steuerliche Behandlung regelmäßig dem jeweiligen Mietverhältnis. Eine reine Wohnnebenkostenabrechnung an einen privaten Mieter wird dagegen nicht zur B2B-E-Rechnung.

Empfang und Archivierung technisch vorbereiten

Selbst ein Vermieter, der noch keine E-Rechnungen ausstellen muss, kann bereits strukturierte Rechnungen erhalten, etwa von einer Hausverwaltung, einem Wartungsunternehmen oder einem Handwerksbetrieb. Der Empfang sollte deshalb unabhängig von der eigenen Ausgangsrechnung funktionieren.

1. Ein eindeutiges E-Mail-Postfach oder einen anderen dokumentierten Empfangskanal festlegen.
2. XML-Dateien nicht löschen, nur weil zusätzlich eine lesbare PDF-Darstellung vorhanden ist.
3. Mit einem geeigneten Viewer prüfen, ob Rechnungssteller, Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag lesbar sind.
4. Die Originaldatei unverändert und nachvollziehbar ablegen. Eine ausgedruckte oder in ein neues PDF umgewandelte Darstellung ersetzt den strukturierten Originaldatensatz nicht.
5. Aufbewahrung, Zugriffsschutz und Verfahrensdokumentation an den steuerlichen Vorgaben ausrichten. Maßgeblich sind insbesondere § 14b UStG und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen.

Enthalten Rechnungen personenbezogene Angaben, Bankdaten oder vertrauliche Vertragsinformationen, ist eine lokale oder kontrollierte betriebliche Verarbeitung vorzuziehen. Das Hochladen in einen beliebigen Online-Konverter kann Datenschutz- und Vertraulichkeitsrisiken verursachen.

Welche Entscheidung Vermieter jetzt treffen müssen

Der schnellste Prüfweg beginnt mit der Umsatzsteuer: Wird die betreffende Vermietungsleistung ohne Umsatzsteuer abgerechnet, besteht für sie regelmäßig keine Ausstellungspflicht im neuen B2B-Format. Wird Umsatzsteuer gegenüber einem inländischen unternehmerischen Mieter ausgewiesen, sind anschließend Umsatzhöhe, Übergangsfrist und Rechnungsform zu prüfen.

Betroffene Vermieter benötigen kein bestimmtes Markenprogramm. Die verwendete Lösung muss jedoch einen normgerechten strukturierten Datensatz erzeugen, empfangene XML-Daten anzeigen und die Originaldateien ordnungsgemäß aufbewahren können. Bei einem hybriden PDF sollte zusätzlich geprüft werden, ob PDF-Darstellung und eingebettete XML-Daten dieselben Beträge und Angaben enthalten.

Vor einer Umstellung ist außerdem zu klären, ob der Mietvertrag bereits als Dauerrechnung dient und wie spätere Mietanpassungen oder Betriebskostenabrechnungen abgebildet werden. Die steuerliche Einordnung sollte bei Zweifeln mit der zuständigen Steuerberatung abgestimmt werden; die technische Prüfung betrifft danach Format, Versandweg, Lesbarkeit und unveränderte Archivierung.